課題別事例②

受注業務の負荷軽減

専門商社B社様

クローズ型BtoBサイト構築で
自社の受注業務負荷を大幅に軽減

導入の背景

自動車やバイク、工場設備系関連の商材を幅広く全国の得意先に販売する専門商社であるB社様では、大手企業から中小の小売店まで、幅広い得意先からの受注を、電話/FAX /営業マンの直接訪問で請け、1件1件自社基幹システムに手入力を行っていました。入力の手間だけではなく、型番間違いや終息品の指定によるお客様への訂正作業、さらには発注後の納期回答や注文前の在庫確認等の膨大な業務に追われていました。

そこで自社業務の効率化をはかる事を目的に、クローズ型のBtoBサイトを構築することになりました。見積や在庫確認、価格参照、納期問確認、受注入力等については得意先がWEBから直接行っていただくことが可能になります。

システムの特徴

得意先の要望にあった受注機能

B社様ではサイト構築を行うにあたり「得意先にサイトを利用していただけるか?」を心配され、全得意先にアンケートを実施しました。

アンケートの結果として多かったのは、型番/品番だけではなく様々なニーズ軸で商品を探せるようにして欲しいという、WEBシステムならではの検索やユーザインターフェイスに関わる要望や、大量の商品を一括で発注する際にCSVデータで一括アップロードする仕組みが欲しいという要望、発注時にどの拠点に何個在庫がありそれぞれの引きあたり結果と具体的な納期を知りたいという要望などでした。

B社様では得意先に使って頂けるシステムとするためにはこれらの対応が必須と判断。機能としてシステム実装を行いました。

CSVファイルによる一括オーダー

バックオーダーの受付

基幹システムとのデータ連携

B社様では、得意先から価格の照会や在庫・納期の確認、受注処理等々の問い合わせがあった場合、常に基幹システムを操作して顧客対応を行っていました。しかしWEBシステムでそれらを実現しようとした場合、基幹システムにある様々なデータをWEBシステム側に反映する必要が出てきます。B社様では様々な基幹システムとのデータ連携を実装することでWEBシステムを基幹と変わらないレベルの情報連携を行いました。

導入効果

当初の目的であったWEBシステム導入による自社業務効率化は成功し、事務作業にとられていた稼動が、本来の営業活動に割けるようになりました。得意先も大半がWEBでの注文にシフトしていただくことができ、さらに拾いきれなかった細かな受注も取れるようになるなど、システム導入は大成功であったと言われています。B社様では顧客のさらなるサイトに対する改善要望に耳を傾け、より良いサイトにするべく日々機能強化を重ねています。