印刷・OA機器業界の受発注システムとは？

見積・入稿・消耗品・保守まで効率化する方法

印刷・OA機器向け受発注システムとは

印刷・OA機器向け受発注システムとは、法人顧客からの見積依頼・注文・再注文などをWeb上で受け付け、受注情報をデータとして管理する仕組みです。
単にFAXをWebフォームへ置き換えるだけではありません。印刷・OA機器業界特有の取引条件を、どこまでシステム上で表現できるかが重要になります。

一般的な受注管理システムとの違い

印刷・OA機器では、単純に「商品Aを10個」と注文するだけでは完結しない取引があります。
例えば印刷物では、用紙・サイズ・部数・カラー・片面／両面・折り・製本・その他加工・納期・入稿データといった条件が注文内容に関係します。
OA機器では、本体・本体に適合するオプション・設置場所・初期設定・既存機器の回収・保守・リース／レンタル・トナーなどの消耗品といった条件があります。
印刷・OA機器業界では、「注文をWeb化する」だけではなく、複雑な注文条件や継続的な取引までデジタル上で再現することが重要です。

なぜ印刷・OA機器業界の受発注は複雑になりやすいのか

受発注システムを選定する前に、現在の業務のどこで人手による確認や調整が発生しているかを整理する必要があります。

見積時に確認する条件が多い

印刷物やOA機器では、顧客から商品名と数量を聞くだけでは価格や納期が決まらないケースがあります。仕様、構成、設置、加工、納期などを確認してから見積を作成するため、営業担当者や受注担当者の確認作業が増えやすくなります。

FAX・電話・メールの注文を人が入力している

「いつものトナーを3本」「前回と同じチラシを5,000部」といった注文が電話やメールで入る場合、顧客にとっては簡単でも、受注側では内容を確認し、販売管理システムなどへ登録する必要があります。
注文を受け付ける場所と、受注情報を管理する場所が分かれていることが、転記や二重入力を生む原因の一つです。

新規注文より「再注文」が多い

印刷物やOA機器の消耗品には、一度きりではなく継続して購入される商品があります。印刷であれば名刺、封筒、帳票、チラシ、店舗販促物など、OA機器であればトナー、インク、用紙、消耗部品、周辺用品などが挙げられます。
そのため、新規注文機能だけではなく、前回と同じものを簡単に再注文できる仕組みが重要です。

印刷業の受発注システムに必要な機能

印刷会社では、顧客から注文を受け付ける仕組みと、受注後の印刷工程を管理する仕組みを分けて考えることがポイントです。

仕様を選択して注文できる機能

一般的なECでは商品を選択して数量を入力しますが、印刷では商品に加えて複数の仕様を選択します。サイズはA4、用紙はコート紙、厚さは90kg、印刷は両面カラー、部数は5,000部、加工は二つ折り、納期は5営業日といった具合です。
印刷向けのBtoB ECを構築する場合、仕様同士の組み合わせと、それによって変わる価格や納期をどう扱うかを検討する必要があります。

入稿データを注文とひも付ける

注文はWeb、入稿はメール、大容量データはファイル転送サービスというように分かれていると、受注担当者が後から注文とデータをひも付ける必要があります。
注文番号 ＋ 印刷仕様 ＋ 入稿データを一つの案件として管理できるようにすると、「このデータはどの注文のものか」といった確認作業を減らしやすくなります。

過去の注文から再注文できる機能

名刺、帳票、封筒、販促物などの定型印刷では、同じ印刷物を繰り返し発注するケースがあります。マイページから過去の注文商品・仕様・履歴を確認して再注文できれば、一から条件を指定し直す必要がありません。

印刷MIS・基幹システムとの役割分担

印刷会社には受注以外にも、工程管理、原価管理、用紙管理、外注管理、生産計画、出荷、請求などの業務があります。顧客との接点・見積・注文受付・再注文はBtoB EC／Web to Print、受注後の製造・原価・工程・生産管理は印刷MIS／基幹システムというように整理する考え方があります。
すべてを一つのシステムへ入れることだけを目的にせず、どの業務をどのシステムが担当し、どの情報を連携するかを決めることが重要です。

OA機器販売の受発注システムに必要な機能

OA機器では、本体販売だけを見るのではなく、導入前から導入後まで継続する法人取引全体を考える必要があります。

本体とオプションを組み合わせて注文する

複合機やPCなどでは、本体に加えて周辺機器やオプションを組み合わせて販売することがあります。本体に適合するオプションを選択し、設置・設定なども含めて見積・注文できる流れが求められます。

案件ごとの特価や見積に対応する

法人向けのOA機器販売では、標準価格だけではなく、案件や取引先ごとの条件を踏まえて価格を提示するケースがあります。Web上での見積依頼や、顧客ごとの価格・取引条件をどこまで扱えるかがポイントです。

トナーなどの消耗品を再注文しやすくする

OA機器では本体導入後も、トナー、インク、用紙などの継続購入が発生します。顧客が利用している機器と対応する消耗品をひも付けて表示できれば、型番を調べ直すことなく再注文しやすくなります。

保守・契約情報も含めて顧客接点を考える

OA機器では、販売後も消耗品購入、修理、保守、契約更新、リース／レンタルなどの接点があります。そのため受発注システムを単なる商品注文サイトではなく、導入済み機器や取引情報を確認できる法人向けポータルとして発展させる考え方もあります。

印刷・OA機器向け受発注システムを選ぶポイント

「業界向け機能があるか」だけで判断するのではなく、自社の実際の取引をシステム上で再現できるかを確認することが重要です。

自社の取引条件を表現できるか

現在、営業担当者や受注担当者が人手で判断している条件を洗い出します。

基幹システムとどう連携するか

Webから注文を受け付けられるようになっても、その内容を担当者が基幹システムへ再入力していては、効率化できる範囲が限定されます。
商品、取引先、価格、在庫、注文、出荷、売上など、どのデータをどのシステムが管理し、どちら向きに連携するのかを整理しておきます。

「受注側」だけでなく「発注側」が使いやすいか

受発注システムを導入しても、取引先が利用しなければFAXや電話注文は減りません。そのため、自社の受注担当者の効率化だけではなく、取引先にとって今より注文しやすくなるかを確認します。

• 履歴から再注文できる
• 商品番号や型番からすぐ検索できる
• 自社で購入できる商品だけ表示される
• 自社向け価格を確認できる
• 注文状況を確認できる

将来的な拡張まで考える

最初はFAX注文のWeb化だけでも、運用後には見積、消耗品の再注文、問い合わせ、保守情報、販売店経由の取引などへ対象が広がる可能性があります。現在必要な機能だけではなく、数年後にどこまで受発注業務をデジタル化したいのかも含めてシステムを選ぶことが重要です。

受発注システム導入を進める4つのステップ

すべてのFAX・電話注文を一度にWebへ移行しようとすると、自社だけではなく取引先にも大きな変更を求めることになります。現在の業務を整理しながら段階的に進めることが重要です。

STEP1. 現在の受注方法を整理する

FAX、電話、メール、営業担当者経由、EDI、Webなど、現在どの経路からどのような注文が入っているのかを整理します。

STEP2. 注文パターンを分類する

例えば、「定型商品・定型仕様のリピート注文」「見積が必要な注文」「個別対応が多い特殊案件」のように注文を分類します。すべての注文を同じ方法でWeb化する必要はありません。

STEP3. Web化しやすい注文から始める

トナーなどの消耗品、定型帳票、名刺、過去注文品、標準構成の商品など、比較的ルール化しやすい取引から始める方法があります。

STEP4. 営業担当者の役割も見直す

定型的な注文や価格確認をWebへ移行できれば、営業担当者は大型案件への提案、新規顧客開拓、顧客課題のヒアリング、契約更新など、人が対応する価値の高い業務へ時間を使いやすくなります。

BtoB ECで受注の「入口」をデジタル化する

印刷・OA機器業界の受発注システムを考える際には、バックオフィス側の管理だけではなく、取引先が見積や注文を行う「入口」をどうデジタル化するかという視点が重要です。
特にOA機器では、本体販売だけで取引が完了するとは限りません。オプション、消耗品、設置、保守など、導入後も法人顧客との取引が続きます。

商品を売るECサイトから、法人向け取引基盤へ

BtoB ECを、単に商品を掲載して注文を受け付けるサイトとしてではなく、取引先が商品を探し、見積し、注文し、再注文するための取引基盤として設計することで、受注業務の効率化と取引先の利便性向上を同時に考えやすくなります。

OA機器・家電業界向けの機能を詳しく確認する

OA機器業界におけるBtoB ECの活用方法や、業界特有の取引をどのようにデジタル化するかについては、ecbeing BtoB OA機器・家電向けECソリューションのページでも詳しく紹介しています。

まとめ

印刷・OA機器業界では、一般的な物販と比べて注文条件が多く、FAX・電話・メールだけで受注業務を行っていると、確認や転記の負担が大きくなりやすいという特徴があります。
受発注システムを検討する際には、次のポイントを確認しましょう。

• 印刷では、用紙・サイズ・部数・加工などの仕様選択や入稿データへの対応を考える
• OA機器では、本体だけでなくオプション・消耗品・設置・保守なども含めて考える
• リピート注文を簡単にする
• 顧客ごとの商品・価格・取引条件を整理する
• 基幹システムや印刷MISとの役割分担を明確にする
• 受注側だけでなく取引先の注文しやすさを重視する
• Web化しやすい取引から段階的に移行する

重要なのは、単に「FAXをなくすこと」ではありません。注文から受注処理までの情報をデータでつなぎ、人が確認・転記している業務そのものを減らしていくことが、受発注システム導入の大きな目的です。