受発注システムで働き方改革を推進
業務のDX化を叶えるBtoB ECとは

働き方改革とは何か？

初めに、働き方改革の定義と目的を再確認していきましょう。

働き方改革とは、『働く方々が、個々の事情に応じた多様で柔軟な働き方を、自分で「選択」できるようにするための改革』と厚生労働省によって定められています。

その主な目的は、従業員が健康的で充実した生活を送りながら、効率的に働けるような職場環境を実現することです。 長時間労働や不健全なワークライフバランスの常態化などの背景から求められている働き方改革には、労働時間の適正化、柔軟な勤務形態の導入、テレワークの促進、仕事と私生活のバランスの取れた状態の支援などが含まれます。

受発注システム（BtoB EC）の概要

受発注システム（BtoB EC）とは、企業間取引をインターネットを通じて行う電子商取引のことです。

従来の受発注業務のプロセスは、手作業による書類のやり取りが中心であり、情報の入力ミス、書類の紛失、遅延などの問題が発生しやすい状況でした。また、企業間での意思疎通が効率的におこなえなかったことから、注文の状況や在庫情報がリアルタイムで共有されず、結果として供給チェーン全体の最適化が妨げられていました。

受発注システムでは、製品やサービスのオンライン上でのカタログ表示、注文受付、支払い処理、在庫管理、出荷状況の追跡など、一連の商取引プロセスをデジタル化し、自動化する機能を提供します。

近年、この受発注業務の効率化を実現する受発注システムが働き方改革を推し進めるツールとして注目されています。

受発注システムの導入による業務のDX化は、取引の効率化、コスト削減、エラー率の低減、リアルタイムでの情報共有といったメリットが得られます。これにより、企業間のコミュニケーションが向上し、ビジネスの迅速化と正確性が実現されます。

受発注システムを活用した働き方改革の2つの事例

受発注システムを活用することで、注文処理から納品までの業務が大幅に効率化されます。
具体的には、注文データの自動入力による時間短縮、紙ベースの書類処理コストの削減、人的ミスによるエラーの減少などが挙げられます。また、リアルタイムでの在庫管理や出荷状況の把握が可能になるため、在庫の補充などへの対応を迅速におこなえるようになり、受注機会の損失や納期の遅れが発生しづらくなります。これらの改善効果は、全体の供給チェーンの最適化に寄与し、結果的に顧客満足度の向上にもつながることになります。

ここでは、実際に受発注システムを導入することで働き方改革が実現した事例をご紹介します。

コニカミノルタジャパン様

コニカミノルタジャパン様は、コロナ禍以前より働き方改革を推し進めていました。
その中で「場所にとらわれる働き方を絶対にしない」や、「少額の取引を営業マンに依存することなく効率的に対応する」といった考えのもとBtoB ECを構築しました。

BtoB EC構築以前はコールセンターやフィールドセールス、営業マンなどが直接お客様から電話や対面で依頼を受けていたものが、ウェブ上で全て受付できるようになったことで、受発注業務にかかる工数の半分以上をECが担うことが可能になり、コニカミノルタ様が考える働き方改革をBtoB ECが実現する形となりました。

コニカミノルタジャパン様が受発注システム構築プラットフォーム「ecbeing BtoB」を選定した理由や構築時に直面した課題とその解決方法がまとめられたインタビュー記事がありますので、詳細はこちらからご確認ください。

働き方改革の手本となるDX促進で構築した3つのサイトの目的と戦略とは

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ヤギ様

ヤギ様は、電話やFAXでおこなっていた非効率な受注業務をDX化し、業務の効率化を狙うだけでなく、ECプラットフォーム上でサプライヤーの商品の販売も可能とするBtoB ECを構築しました。

BtoB EC構築後にコロナ禍に直面しましたが、受注業務の自動化が実現したことで出社できず在宅勤務中心という状況の中でも問題なく出荷業務をおこなうことができました。
また、BtoB EC上で在庫を確認できる機能を搭載したことで、お客様からの問い合わせが削減できただけでなく購入率の向上も実現しました。

ヤギ様が業務のDX化のために構築したBtoB ECに搭載した顧客サービス向上や業務効率化のための機能についての詳細はこちらのインタビューからご確認ください。

株式会社ヤギが考えるBtoB ECを活用した事業戦略とは？

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受発注システム（BtoB EC）導入におけるポイント

働き方改革を叶える受発注システムですが、一朝一夕で導入出来るものではありません。 ここでは受発注システムを導入するために必要なプロセスについて簡単にご説明します。

導入前の準備

受発注システムを導入する前には、徹底した業務分析が不可欠です。現状の業務プロセスを詳細に検討し、どのプロセスが改善の余地を持っているかを識別する必要があります。また、働き方改革を進めるために、どのような機能が必要かを明確にすることも重要です。これには、従業員や利害関係者からのフィードバックを収集することをお勧めします。これらの情報を基に、最も適切な受発注システムを選定するための要件を定義します。

選定基準

受発注システムを選定する際には、必要な機能性はもちろん、セキュリティの強度やサポート体制も重要な選定基準となります。最低限必要な機能としては、従来の受発注業務でおこなっていた注文管理、在庫管理、請求書処理、レポート生成などを効率化する機能が考えられます。セキュリティは、取引データの保護とプライバシーの確保のために不可欠であり、サポート体制は、システムのトラブル発生時に迅速に対応するために重要です。特にセキュリティは、働き方改革の一環で在宅勤務をおこなう際など、社外からのアクセスにどう対応するのかまで考えなければいけません。
これらの基準を満たすシステムを選ぶことで、スムーズな導入と運用が期待できます。

まとめ

受発注システムは、企業間取引を効率化し、働き方改革の重要な柱として機能するものです。
工数削減、コスト削減、エラー率の低減によって、従業員はルーチンワークから解放され、より戦略的かつ創造的な業務に集中できるようになります。これにより、従業員のワークライフバランスが改善され、企業全体の生産性向上が図られます。受発注システムは、これらの変革を促進するためのキーとなるテクノロジーです。

受発注システムは機能を抑えて安価に導入できるものから自社に最適化する高機能なものまで様々な種類のものがありますので、まずは働き方改革を推進したい企業はどのような機能が必要かをまとめ、自社にマッチした受発注システムの導入をご検討ください。

弊社 ecbeingでは受発注システムとして、機能を抑えて安価に導入可能な「ecWorks」と、必要に応じてカスタマイズをおこない、業務に最適化可能な「ecbeing BtoB」を提供しております。

受発注業務を効率化したいとお考えの方は一度お問合せください。

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