受発注システムを徹底解説!BtoB EC導入のポイントご紹介

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法人向けに商品を販売しているいわゆるBtoB企業の中で受発注の際に、FAXや電話、自社システムへの手入力などに不便さや限界を感じている方がまだまだいらっしゃると思います。業務効率の効率化を図るために受発注システムを入れたいが初めての導入で何からしていいかわからないという方のために、そもそも受発注システムとは?というところから、メリット・デメリット、導入のポイントをご紹介いたします。

法人向けに商品を販売しているいわゆるBtoB企業の中で受発注の際に、FAXや電話、自社システムへの手入力などに不便さや限界を感じている方がまだまだいらっしゃると思います。業務効率の効率化を図るために受発注システムを入れたいが初めての導入で何からしていいかわからないという方のために、そもそも受発注システムとは?というところから、メリット・デメリット、導入のポイントをご紹介いたします。


受発注システムとは

受発注システムとは、読んで字のごとく受注業務・発注業務を効率化するシステムです。
ここでお話しする内容の受発注システムは、例えば建物を作る会社が建物を建てるのに必要な部材や部品を発注する際に、使用するシステムなので主に法人向けのBtoB ECサイトを想像していただくとイメージがしやすいです。
またBtoBのECサイトは大きく、「クローズ型」と「スモールB型」に分けられます。
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本題に戻ると一般的に受発注システムを導入していない場合は、FAXや電話で注文を受け付け発注しますが、手入力など人力で行うためミスも発生しやすく、また属人的なルールが生まれてしまい前任からの引継ぎが大変というケースも起こりやすいです。
それに対して受発注システムは受注をする側と発注をする側の使用する機能が分かれており、各企業がインターネットを経由してシステムを使います。
そのため受注側、発注側共に受発注システムを導入することで業務効率やコスト削減にもつなげられます。もちろん、システムを導入するということになるので準備期間や費用が必要になります。
>システム導入に関する詳しいことはコチラ

受注側企業のメリット

受注業務の効率化、コスト削減


今まで人力で行っていた業務処理をシステム化することで、効率化やコスト削減ができます。例えば取引先からの受注を今までは電話やFAXで受けて、在庫確認や取引先へ受注連絡など手作業で発注処理をしていたとします。それが受発注システムにより、そもそも電話やFAXで受けなくても、ネットワーク上で取引先が入力し、取り込まれた情報を元に取引先へ受注連絡や自社のデータ管理としてのシステム入力が自動でされます。
このようなフローで考えても、人員が最小限で押さえられますしペーパーレスにも繋がります。

人的ミスの削減


電話であれば聞き間違い、FAXであれば誤字脱字癖字や記入漏れなど、どうしても人間なのでミスが発生しやすいです。もちろん受発注システムを利用しても取引先がネットワーク上で入力する際に入力ミスが発生する可能性も0ではありません。ただ必ず入力してほしい項目を必須にするなど、記入漏れを防ぐ対策を行うことで人的なミスを最小限に抑えることができます。

お客様サービスの向上


単純に今までよりも受発注業務のスピードが上がるため、納品までの時間が短縮されます。
また今までは電話やFAXを受け取れる時間帯のみが受付営業時間でしたが、24時間いつでも注文することが可能になります。
今までFAXで受発注処理を行っていた場合、営業先でお客様から注文の依頼を頂き一度会社に戻って処理をしなくてはいけませんでしたが、受発注システムにより自動で行うことが可能です。

進捗や履歴管理の効率化


紙やデータを複数の人がシステムに打ち込んで管理しているわけではないので、自動で一元管理化された注文データを効率的に進捗や履歴の確認・集計をすることができます。

発注側企業のメリット

発注業務の効率化

受注側同様、24時間受発注システム上で注文することが可能になります。
FAXや電話、メールでのやり取りも削減でき発注業務自体の効率化が図れます。
発注のミスや属人的な発注の仕方も基本的にはしにくくなりますので、効率的と言えます。
また、自社の在庫数に応じて自動的に発注する仕組みを取り入れれば、発注業務自体の削減にもつながります。

取引先の他商品をWEBで確認できる

今までは電話やカタログを通じて別の商品の発注を行っていたと思いますが、受発注システムによりWEB上で取引先の別の商品を閲覧し発注することができます。

受発注システムのデメリット

上記のように受発注システムを導入することには受注側にも発注側にも、多くのメリットがわかります。ただし、デメリットもないわけではありません。

具体的におさらいにはなってしまいますが、受発注システムは「業務の効率化」「人的ミスの軽減」「24時間対応可能」「管理がしやすい」などがメリットですが、それにより今まで取引先と電話していた分のコミュニケーションが減少する可能性があります。
コミュニケ―ションが不足することで、やり取りが機械的になってしまうと、もし注文に不具合があった時などうまくやり取りがしにくくなることも考えられます。

そもそも、受発注システムの導入には取引先の同意が前提になりますので、導入することのメリットを伝える必要があります。もちろん取引先にPC環境が整っていることが前提にもなります。
取引先いわゆる得意先に使ってもらうためのポイントとしては、『在庫数や発注残、納期回答をすぐに見られるようになる。』『型番/品番だけでなく、様々なニーズで探せるようになる。』『土日、祝日でも発注を受付可能。』『都度見積が不要になる。』などのメリットを伝えると効果的かと思われます。
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また受発注システムを入れるのには費用もかかります。さらに、システム構築段階でやりたいことをすべて叶えようとすると費用もかさみ、数百万から数千万までかかるケースもありえます。そのため、事前に要件を整理し会社全体で取り組む必要があります。

受発注システムを使用する業務手段と使わない業務手段の両方にメリットとデメリットがあります。ただ、受発注システムを投資と考え、業務量の削減をしていく方針となった場合には受発注システムを導入することがおすすめです。

受発注システムの主な機能

受注企業側の主な機能

  • 受注一覧機能
  • 受注明細管理機能
  • 伝票出力機能
  • 取引先情報管理機能
  • 商品マスタ管理機能
  • 在庫管理機能
  • その他

受注一覧機能
注文状況・内容を一覧で表示する機能になります。こちらの内容を基に受注処理を進めていきます。

受注明細管理機能
注文明細を確認し、確定・発送処理を管理する機能になります。カスタマイズ次第で自動化することも可能です。

伝票出力機能
受注した伝票を出力する機能です。

取引先情報管理機能
取引先の住所・会社名・ご担当者名・電話番号・配送先などの情報を管理する機能です。

商品マスタ管理機能
BtoCサイトのように取り扱っている商品の情報を入力し管理する機能です。商品によっては特定の会社にしか表示したくない場合もあると思いますが、設定することも可能です。

在庫管理機能
在庫を管理する機能になります。他のシステムとの自動連携やCSVの取り込みも可能です。

その他
受注通知機能:受注があるとメールで自動通知。
代理発注機能:電話や口頭で受けた受注を代理で入力。
請求書発行機能:売上確定データを基に作成され発行。注文状況・内容を一覧で表示する機能になります。こちらの内容を基に受注処理を進めていきます。

>機能に関する詳しいことはコチラ

発注企業側の主な機能

  • 発注一覧
  • 発注入力
  • 伝票出力
  • 在庫管理
  • 取引先情報

発注一覧
各発注の注文した内容を一覧で表示します。各注文が現状どのようなステータスなのかを含め、過去の注文を見ることが可能です。

発注入力
発注するにあたり、数量・納期などの情報を入力し発注する機能です。カスタマイズによってはある一手の在庫数になった時に自動的に発注するシステムもあります。

伝票出力
発注伝票を出力する機能です。

在庫管理
自社の在庫を管理する機能です。

取引先情報
取引先の住所・会社名・ご担当者名・電話番号・配送先などの情報を管理する機能です。

>機能に関する詳しいことはコチラ

受発注システムの比較のポイント

ここまで受発注システムの説明をしてきましたが、実際に導入する時の選び方のポイントをご紹介いたします。

機能性

受発注システムは、ピンキリで高機能な代わりに相応の費用が発生する受発注システムもありますし、機能が絞られた安価な受発注システムまで様々です。罰のシステムと連携する場合は、自動連携やCSV出力の可否などもできるか確認しておく必要があります。
そのため、受発注システムを入れること自体が一つの投資になりますので金額で決めるというよりは求めていることが叶う機能かどうかを重要視する必要があります。
そのためにあらかじめ機能を明確にしてから製品を選定するとスムーズです。

カスタマイズ性

基本的に受発注システムはお客様のビジネスに合わせて構築する部分が大きいです。
そのため、もともとの受発注システム自体は汎用性のある形をベースとしてカスタマイズを前提に構築するケースもあるため、選んだものがどの程度のカスタマイズが可能かどうかは確認が必要です。

サポート性

今まで受発注システムを使用したことのない人ならなおさらですが、導入してすぐ完璧に使いこなすことには時間がかかります。
取引先からしても今までと異なる発注方法になりますので、日々お問い合わせが発生する可能性もあります。
その際に受発注システムを提供している会社がサポートしてくれるかどうかはとても大きい部分なので導入実績が多いところを選ぶのがおすすめです。

取引先の導入しやすさ

受発注システムは自社だけでなく自社の商品を発注してくれる取引先と一緒に利用するものです。そのため、できる限り自社と取引先共に使いやすい受発注システムを選定する必要があります。

データの集計分析のしやすさ

受発注システムの目的の一つには、ペーパーレスにして書類をデータ化するということもあります。そのため以前よりも見やすく、何より集計が簡単にできなくては受注システムを入れる意味がなくなってしまいます。
目標や前年対比での推移、在庫量や取引先別の売上推移などがすぐ取り出せたりすると運用もしやすいかと思われます。

まとめ

ここまで受発注システムについて解説してきましたが、結論として言えることとしては、導入することで業務効率は改善します。ただし、導入する際の準備や自社が現状どのような状況なのかを把握したうえで行わなければ意味がなくなってしまいます。
そのため導入する際には会社全体で取り組むことを意識して目的から外れないよう進めていくことが重要になります。
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