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受発注システムで効率化!BtoB ECのメリットや選び方を事例も踏まえて徹底解説

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公開日:

これまで法人間取引(BtoB)の受発注業務は電話やFAXといったアナログな対応が中心でしたが、近年変わりつつあります。コロナ禍で営業活動に制限がかかり、「別の手法で新規顧客を獲得しなければならない」、「システムを使って業務効率化を図りコスト削減をしていきたい」など、様々な目的で受発注業務をデジタルに移行している企業が増えているのです。
今回はBtoBを軸に受発注システムについて、導入のメリットや、どんな観点からシステムを選べば良いのかなどを見ていきましょう。

これまで法人間取引(BtoB)の受発注業務は電話やFAXといったアナログな対応が中心でしたが、近年変わりつつあります。コロナ禍で営業活動に制限がかかり、「別の手法で新規顧客を獲得しなければならない」「システムを使って業務効率化を図りコスト削減をしていきたい」など、様々な目的で受発注業務をデジタルに移行している企業が増えているのです。
今回はBtoBを軸に受発注システムについて、導入のメリットや、どんな観点からシステムを選べば良いのかなどを見ていきましょう。


受発注システムとは

受発注システムとは、受注や発注の処理を一元管理で完結させるためのシステムです。受発注システムには色々なタイプが存在し、企業間をネットワークで繋いで商品の注文を受け付ける仕組みから、マーケティング施策を打って商品を売る部分まで行える通販サイトを作る仕組みまであります。

なぜ今、受発注システムがBtoB取引で求められている?受注システム導入のメリットとは?

受注業務のDX化と効率化の実現

従来の電話やFAXといったアナログな受注対応では、基幹システムへの受注情報の手動入力や、電話の聞き取り間違い、FAXを読み取れず追加の注文確認作業などが発生していました。受注業務をデジタルに移行させていくことで、こうした余計な工数やミスを減らして、業務全体の効率化に繋げられます。 また、受発注システムを活用することで、ネットワーク上で取引先が購入情報を入力し、取り込まれた情報を元に取引先へ受注連絡や自社のデータ管理用のシステム入力を自動で行うことも可能になります。このようなフローで業務が行われることにより、人員を最小限に抑えることや、ペーパーレス化にも繋がり、社内のDX化に貢献することが可能です。

顧客接点を作り、新規顧客を獲得する

コロナ禍においては、テレワークが主流となったため営業担当者が顧客先に直接足を運べなくなり、顧客とのコミュニケーションの機会が減ってしまったという企業も少なくはありません。またコロナ禍以前にも、遠方のお客様に対して営業のフォローが行き渡らず、お客様との営業的な関り方が減ってしまうという課題があった企業もあるのではないでしょうか。 受発注システムを導入することにより、遠方からでも繋がれるようになるため、担当営業から顧客に合った商品をおすすめすることができるなど接点を作りやすくなります。加えて、サイト上で顧客から注文やお問い合わせがあれば、担当営業に直接通知が飛び、そこから得意先をフォローできます。

メリット・デメリット

上記のようなメリット以外にも、受注側・発注側それぞれにこんなメリットがあります。その一方、導入までにはデメリットもあるのでいくつかご紹介します。

受注側のメリット

リアルタイムの情報共有

受発注システムを導入して商品の受注を行うことにより、リアルタイムで受注情報を確認・共有が可能になります。例えばテレワークでオフィスから離れていても、環境が整っていれば、受注者側は注文情報を把握することができるようになるので、業務対応が円滑になります。

受注機会の増加と顧客サービスの向上

電話・FAXであれば営業時間内でしか受けることができなかった注文も、受発注システムを通して24時間365日どこからでも注文を受け付けられるようになり、受注の機会を増やすことができます。また受注業務の工数も削減されるので、スピード感を持った顧客への対応でサービスの向上にも寄与できます。

発注側のメリット

発注業務の効率化

発注者側もいつでもどこでもシステム上から商品の発注が可能となるため、従来の電話・FAXやメールなどのやり取りを削減して発注業務の効率化に繋げることができます。

システム上から商品の検索が可能に

これまで電話やカタログで探していた商品をシステム側から検索ができるようになることで、手軽に自分の欲しいものにたどり着くことができるようになります。

システム導入時にはデメリットも

受発注システムの導入にあたっては、発注する取引先にも使ってもらう必要があります。取引先に利用できる環境が整っていること、そしてシステムを使った取引に移行することに同意してもらわなければなりません。もし取引先の多くが従来の電話やFAXといった発注方法を取り続けるのであれば、導入効果を思ったほど得られない場合もあり、かえって業務が煩雑化してしまうというデメリットが生じてしまいます。

こうしたデメリットを避けるためには、「在庫数や商品の納期を簡単に見られるようになる」「型番や品番以外にも様々な要素で商品を調べられる」「土日祝も商品の発注ができる」など、既存取引先に対して導入におけるメリットと共にシステムを周知しながら、導入をしてもらいましょう。また、彼らの声もアンケートなどで汲み取り、発注者側にとっても良い仕組みを一緒に検討していくということも一つの手かもしれません。

システムの選定ポイント

機能性

受発注システムは様々な種類が存在します。その仕組みは機能が限られた安価なものから、別システムと連携できる高機能なものまで多岐に渡ります。導入することで実現したいことを具体化させた上で、必要な機能を絞り込んでシステムを選定する必要があります。

カスタマイズ性

繰り返しになりますが、受発注システムは導入企業の課題解決になる仕組みでなければ意味がありません。標準機能で賄いきれない部分はカスタマイズしなければならないため、やりたいことがカスタマイズで対応可能かどうかは確認をしましょう。

サポート性

受発注システム導入後、使いこなすためには時間がかかります。また同時に発注者側も、新しい機能に移行するということで、不明点に関して問い合わせが来るかもしれません。そうした時にシステム提供会社のサポートが重要になってくるので、体制や実績がしっかりしているシステムを選ぶことも大切です。

取引先の導入のしやすさ

導入時のデメリットの部分でも書きましたが、取引先にシステムを使ってもらわなければいけません。そのためには、システムを一緒に使う取引先にとっても、導入しやすいシステムを選ぶことが必要です。

データの集計分析のしやすさ

受発注システムを導入し、書類をデータ化させることでペーパーレス化を実現させ、以前より売上データを見やすく、かつ簡単に集計ができるようになります。こうした書類データから分析したい項目をいかに効率良くできるかという点も選定ポイントの一つです。

受発注システムの種類は大きく3つ

買い物を行うための仕組みECシステム

一般消費者がネットショップで買い物を行うシステムがEC(イーコマース)システムです。近年、BtoBに特化したECシステムも増えており、その種類は月々数万円から利用できるASP型のものから、基幹システムなどと連携して個社ごとにカスタマイズを加えることが可能なサービスまで多岐に渡ります。

ECシステムの特徴の一つとして、業務の効率化だけではなく、事業者側の裁量で間口を広げて新規顧客を獲得できるなど売上アップにも活用が可能という点があります。特にマーケティング機能に関しては標準で搭載しているサービスもあり、顧客一人ひとりに最適な施策を打って商品の訴求ができるということが、この後紹介する2つの仕組みとの大きな違いです。

またBtoB向けのECサイトは、既存の得意先に向けた「クローズ型」と、営業がリーチできていないロングテールの顧客や、全く取引がない新規の顧客を開拓するための「スモールB型」と大きく二つに分かれます。タイプによって構築の目的や、ターゲットの顧客も分かれるため、サイトの作りや商品訴求の仕方も変わってきます。そのため、プロジェクトの検討段階からどんなサイトにしていくのかをはっきりさせておかなければなりません。
>BtoB向けECのタイプについて詳しくはこちら

  • 主なBtoB向けECシステム
  • ecbeing BtoB(株式会社ecbeing)
  • ecWorks(株式会社ecbeing)
  • Bカート(株式会社Dai)
  • アラジンEC(株式会社アイル)
  • 楽楽B2B(株式会社ネットショップ支援室)

受発注に特化した専門システム 受発注システム

取引で発生する見積書や納品書、請求書の発行業務、在庫や与信、決裁の管理などの受発注業務を自動化し、効率化させる仕組みが受発注システムです。

こちらはあくまで受発注業務の効率化に特化しているということもあり、商品を訴求するためのマーケティング機能やカタログ機能が弱いため、BtoB取引に特化したECシステムと比較すると導入のメリットが弱まっています。

  • 主なBtoB向け受発注システム
  • 楽楽販売(株式会社ラクス)
  • COREC(株式会社ラクーンコマース)
  • CO-NECT(CO-NECT株式会社)
  • BtoBプラットフォーム 受発注(株式会社インフォマート)
  • スマートディール(テクノデジタル)

専用回線で企業間を繋いで受注処理を効率化させるEDI

EDI(Electronic Data Interchange)は「電子データ交換」という名前の通り、企業と企業を専用回線で繋ぎ、お互い共通のシステムを導入することにより紙や電話などのやりとりを電子化させる仕組みです。元々は固定電話回線を使い運用されてきましたが、15年ほど前よりインターネット回線を使ったWEB-EDIシステムが普及し始め、2024年には固定電話回線が保守切れにより廃止となるため、今後はWEB-EDIが主流となります。

しかし、既存取引先のみが利用できる仕組みであるEDIは、今後インターネットが主流になっても新規の取引先には見えないシステムのため、ECシステムや受発注システムと比較すると拡張性が乏しいです。

>EDIについて詳しくはこちら

  • 主なEDIシステム
  • BL.TRUST(株式会社東計電算)
  • スマクラ(SCSK株式会社)
  • Internet EDI Agent Service(デジタルトランスコミュニケーションズ株式会社)
  • NI+C EDIシリーズ(日本情報通信株式会社)
  • Hi-PerBTウェブ購買(株式会社日立ソリューションズ西日本)

EC構築実績No.1プラットフォームecbeing BtoBの特徴

法人間取引に特化した標準機能を搭載

見積発行や価格交渉、売掛・与信管理etc…法人間取引の際に必要な要素をecbeing BtoBは標準機能として搭載。また会員情報に法人を紐づけることにより、会員ごとの利用権限の設定や、取引先ごとに商品やコンテンツの表示変更も可能です。

そしてBtoB取引で多くある大量発注に関しても、必要項目が記載されたCSVファイルを取りこんだり、 EDIのように型番や個数をフォームに記載したりするだけで、簡単にまとめて見積依頼や購入手続きを行うことができるようになっています。

仕入先や営業担当と連携ができるオプションも

ecbeing BtoBには、「サプライヤオプション」「WEBセールスオフィス」という二つのオプションを用意しております。

まずサプライヤオプションに関しては、仕入先(サプライヤ)が専用の管理画面において自社商品の登録や注文処理などが行えます。この機能を用いて仕入先との連携を実現し、ビジネススピードの加速を促すことが可能です。そしてWEBセールスオフィスを通して、従来であれば難しかった営業担当のECサイトへの参画と、オンラインを通した得意先へのフォローを実現します。

自社運用の強固なインフラ・セキュリティ

ecbeingは、ECサイトに特化した自社運用のインフラ環境のサポートを、自社社員により24時間365日実施。また、ECサイトの安定稼働・高負荷対策や、セキュリティ面も継続的なセキュリティ対策もサービスとして提供しております。その他にも第三者機関によるセキュリティ診断も定期的に行うことで、大手企業のECサイトにも採用された堅牢なセキュリティを実現しています。

>ecbeing BtoBについての詳細はこちら

ecbeing BtoBパッケージ紹介資料(抜粋版)
当社のサービスBtoBパッケージ紹介資料になります。
詳細はこちら

業務効率化、売上アップ… ecbeing BtoBの成功事例

ecbeingにはBtoCを含めて1,400を超えるサイトの構築実績があります。そんな数多くの実績の中から、ecbeing BtoBを用いてECサイト構築・リニューアルを実施した成功事例をピックアップしてみました。

業務効率化と売上アップの両方を実現 株式会社リガク様

海外の既存代理店に向けたECサイトをオープン後、注文の7割がECサイトからとなり、月に500通届いていた問い合わせメールも大幅に減らすことに成功。また、ecbeing BtoBの標準機能を用いて商品のセット販売や販促キャンペーンを実施し、売上もアップしました。

>リガク様の詳しい事例はこちら

基幹システムとの連携で約30万点の商品を得意先ごとに商品単価を自動化 イシグロ株式会社様


管材総合商社イシグロのECサイト【イシグロweb station】

既存会員がログイン後に商品価格や在庫を表示して商品を検索・購入ができる 半クローズドサイトとしてオープン。基幹システムと連携させて商品単価を自動化させることで、顧客ごとに仕切り価格をサイト上で見ることができるようになり、問い合わせ数の低減に繋げることができました。

>イシグロ様の詳しい事例はこちら

ASPカートからのリニューアルで新規開拓に成功 株式会社カンツール様


管材総合商社イシグロのECサイト【カンツールショップ】

格安ASPカートを利用したECサイトの売り上げが伸び悩む中、コロナ禍で訪問営業が難しくなったことでECサイトの重要性が高まりシステムの刷新を実施。リニューアル後は未取引の顧客からのアクセスも増加し、約4ヶ月で87件の新規法人の開拓を営業なしで実現しています。

>カンツール様の詳しい事例はこちら

まとめ

受発注システムを導入することで、業務効率化や売上アップなど様々な効果を生み出すことができます。しかし、本当にやりたいことができないのであれば導入する意味がなくなってしまいます。
システムを通して実現したいことをしっかりと社内で固めた上で、それにマッチしたものを選定していくことが大切です。今後、受発注システムを判断する際はこの記事をはじめ、様々な情報から判断をしていきましょう。




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