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受発注システムで効率化!BtoB ECのメリットや選び方を事例も踏まえて徹底解説

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更新日:   公開日:

これまで、法人間取引(BtoB)の受発注業務は電話やFAXなどを用いたアナログ対応が中心でしたが、近年変わりつつあります。コロナ禍で営業活動に制限がかかり、「別の手法で新規顧客を獲得しなければならない」、「システムを使って業務効率化を図りコスト削減をしていきたい」etc…様々な目的から受発注システムを活用して業務をデジタル化させようという動きが進んでいます。
今回はBtoBを軸に導入メリットや、どんな観点からシステムを選べば良いのかなど受発注システムについて詳しく見ていきましょう。

これまで、法人間取引(BtoB)の受発注業務は電話やFAXなどを用いたアナログ対応が中心でしたが、近年変わりつつあります。コロナ禍で営業活動に制限がかかり、「別の手法で新規顧客を獲得しなければならない」「システムを使って業務効率化を図りコスト削減をしていきたい」etc… 様々な目的で受発注業務をデジタルに移行している企業が増えているのです。
今回はBtoBを軸に導入メリットや、どんな観点からシステムを選べば良いのかなど受発注システムについて詳しく見ていきましょう。


受発注システムで効率化される4個の業務
受発注業務をデジタル化することで余計な業務を減らし効率化することをまとめた資料になります。
詳細はこちら

受発注システムとは

受発注システムとは、受注や発注の処理を一元管理で完結させるためのシステムです。受発注システムには色々なタイプが存在し、企業間をネットワークで繋いで商品の注文を受け付ける仕組みから、マーケティング施策を打ちながら商品を”売るため”の通販サイトを作る仕組みまであります。

なぜ今、受発注システムがBtoB取引で求められている?受注システム導入のメリットとは?

受注業務のDX化と効率化の実現

従来のアナログな受注対応で発生する業務として、主に電話応対や受注情報の基幹システムへの手動入力があります。この方法では、電話や入力作業を都度業務対応しなければならない上、電話の聞き取り間違いやFAXを読み取れないことによる確認、入力ミスの訂正といった不要な業務が発生する可能性もあります。
そんなアナログな受注業務が抱えている問題を、受発注システムを活用することで解消できます。

まず受注対応に関しては、顧客が受発注システムの注文入力画面から必要な情報を入れるだけで完結できます。これで電話応対業務ならびに、そこで発生していた確認業務を削減できます。
次に受注情報の入力作業は、受発注システムと基幹を繋ぎ込むことで自動連携が可能になります。この連携を行えば、基幹システムへの受注情報の反映、取引先への注文受付完了メールの送付といったような業務を自動化させながら、人的ミスを減らすことができます

このように受発注システムを用いて業務フローを変えていくことで、人材の最適化やペーパーレス化、さらには社内のDX化を進めることにも繋がります。

顧客接点を作り、新規顧客を獲得する

コロナ禍でテレワークが主流となり、営業担当が顧客先に直接足を運べなくなったことで、顧客とのコミュニケーションの機会が減ってしまったという企業も少なくはありません。またコロナ禍以前にも、遠方の顧客に対して営業のフォローが行き渡らず、お客様との営業的な関り方が減ってしまうという課題があった企業もあるのではないでしょうか。 受発注システムを導入すれば、システムを通じて遠方からでも顧客と繋がれるようになり、担当営業から顧客に合った商品をおすすめできるなど接点を作りやすくなります。加えて、客からの注文や問い合わせの受付を受発注システム経由にすれば、ダイレクトに担当営業に通知を飛ばせるので、タイムラグの少ない顧客対応を実現できます。

メリット・デメリット

ここまで紹介したもの以外にも、受注側・発注側それぞれに下記のようなメリットがあります。その一方、導入までにはデメリットもあるので併せてご紹介します。

受注側のメリット

リアルタイムの情報共有

受発注システムを導入して受注対応を行うことで、リアルタイムでの受注情報の確認・共有が可能になります。例えばテレワークでオフィスから離れていても、担当者が受発注システムの情報を確認できる環境が整っていれば、注文情報をその場で把握できるので、業務対応が円滑になります。

受注機会の増加と顧客サービスの向上

電話・FAXであれば営業時間内しか受けることができませんでしたが、受発注システムを導入することで24時間365日どこからでも注文の受付が可能となるため、受注の機会の増加に繋がります。また、受注業務の工数も削減されるので、スピード感のある顧客対応を実現できるという点で受発注システムはサービス品質の向上にも貢献します。

発注側のメリット

発注業務の効率化

発注者側もいつでもどこでも受発注システム上から商品の発注が可能となるため、従来の電話・FAXやメールなどのやり取りを削減し、発注業務の効率化に繋げることができます。

システム上から商品の検索が可能に

これまででBtoB取引では、商品を探す際は発注先に問い合わせたり、厚い紙カタログを用いたりする必要がありました。受発注システムを活用することで、システム上から商品の検索ができるようになるので、手軽に自分の欲しい商品にたどり着けるようになります。

システム導入時にはデメリットも

受発注システムの導入にあたっては、発注する取引先にも使ってもらう必要があります。取引先に受発注システムを利用できる環境が整っている上で、システムを使った取引に移行することに同意してもらわなければなりません。もし受発注システムを導入しても、取引先の多くが従来の発注方法を続けるのであれば導入効果を思ったほど得られない上、かえって業務が煩雑化してしまうというデメリットが生じてしまいます。

こうしたデメリットを避けるためには、「在庫数や商品の納期を簡単に見られるようになる」「型番や品番以外にも様々な要素で商品を調べられる」「土日祝も商品の発注ができる」など、既存取引先に対して導入メリットと共に受発注システムを周知させながら、利用してもらいましょう。また、既存取引先の声もアンケートなどで汲み取り、発注者側にとっても良い受発注システムを一緒に検討していくということも一つの手かもしれません。

システムの選定ポイント

機能性

受発注システムは様々な種類が存在します。その仕組みは機能が限られた安価なものから、基幹など別システムと連携できる高機能なものまで多岐に渡ります。受発注システム導入することにより実現したいことを具体化させた上で、必要な機能を絞り込んでシステムを選定する必要があります。

カスタマイズ性

繰り返しになりますが、受発注システムは課題を解決できるも仕組みでなければ導入の意味がありません。標準機能で賄いきれない部分はカスタマイズが必要なので、やりたいことがカスタマイズできるかどうかを検討時に確認をしましょう。

サポート性

受発注システム導入後、使いこなすためには時間がかかります。また同時に発注者側にとっても、新しい機能に移行することになるため、不明点に関して問い合わせが来るかもしれません。その時はシステム提供会社のサポートが重要になってくるので、体制や実績がしっかりしている受発注システムを選ぶことが必要です。

取引先の導入のしやすさ

導入時のデメリットの部分でも書きましたが、受発注システムを導入するのであれば取引先にも使ってもらわなければいけません。そのためには、一緒に使う取引先にとっても導入しやすいものを選ぶことが必要です。

データの集計分析のしやすさ

受発注システムを導入することで、書類のデジタル化ならびにペーパーレス化を実現できます。これにより、以前よりも売上などのデータが見やすくなり、さらにはその集計も簡単になります。こうしたデータによる分析をいかに効率良く行えるのかという点も選定ポイントの一つです。

受発注システムの種類は大きく3つ

買い物を行うための仕組みECシステム

一般消費者のようにネットショップで買い物を行うシステムがEC(イーコマース)システムです。近年、BtoBに特化したECシステムも増えており、その種類はASPと呼ばれる月々数万円から利用できるものから、基幹システムなどと連携して個社ごとにカスタマイズができるものまで多岐に渡ります。

この後紹介する2つの仕組みとの大きな違いは、業務の効率化だけではなく、事業者の裁量によっては新規顧客を獲得しながら売上アップにも貢献するということです。この点に関しては、顧客一人ひとりに最適な施策を打てる“マーケティング機能”として標準搭載しているサービスもあります。

またBtoB向けのECサイトは、既存の得意先に向けた「クローズ型」と、営業がリーチできていないロングテールの顧客や、全く取引がない新規の顧客を開拓するための「スモールB型」と大きく二つに分かれます。タイプによって構築の目的や、ターゲットの顧客も分かれるため、サイトの作りや商品訴求の仕方も変わってきます。ですので、プロジェクトの検討段階からどんなサイトにしていくのかをはっきりさせておかなければなりません。

>BtoB向けECの市場規模について詳しくはこちら

>BtoB向けECのタイプについて詳しくはこちら

  • 主なBtoB向けECシステム
  • ecbeing BtoB(株式会社ecbeing)
  • ecWorks(株式会社ecbeing)
  • Bカート(株式会社Dai)
  • アラジンEC(株式会社アイル)
  • 楽楽B2B(株式会社ネットショップ支援室)

受発注に特化した専門システム 受発注システム

取引で発生する見積書や納品書、請求書の発行業務、在庫や与信、決裁の管理などの受発注業務を自動化し、効率化させる仕組みが受発注システムです。

この受発注システムはあくまで受発注業務の効率化に特化しているということもあり、商品を訴求するためのマーケティング機能やカタログ機能が弱いため、ECシステムと比較すると導入のメリットが弱まっています。

  • 主なBtoB向け受発注システム
  • 楽楽販売(株式会社ラクス)
  • COREC(株式会社ラクーンコマース)
  • CO-NECT(CO-NECT株式会社)
  • BtoBプラットフォーム 受発注(株式会社インフォマート)
  • スマートディール(テクノデジタル)

専用回線で企業間を繋いで受注処理を効率化させるEDI

EDI(Electronic Data Interchange)は「電子データ交換」という名前の通り、企業と企業を専用回線で繋ぎ、お互い共通のシステムを導入することにより紙や電話などのやりとりを電子化させる仕組みです。元々は固定電話回線を使い運用されてきましたが、15年ほど前よりインターネット回線を使ったWEB EDIシステムが普及し始め、2024年には固定電話回線が保守切れにより廃止となるため、今後はWEB EDIが主流となります。

しかし、既存取引先のみが利用できる仕組みであるEDIは、今後インターネットが主流になっても新規の取引先には見えないシステムのため、ECシステムや受発注システムと比較すると拡張性が乏しいです。

>EDIについて詳しくはこちら

  • 主なEDIシステム
  • BL.TRUST(株式会社東計電算)
  • スマクラ(SCSK株式会社)
  • Internet EDI Agent Service(デジタルトランスコミュニケーションズ株式会社)
  • NI+C EDIシリーズ(日本情報通信株式会社)
  • Hi-PerBTウェブ購買(株式会社日立ソリューションズ西日本)

EC構築実績No.1プラットフォームecbeing BtoBの特徴

法人間取引に特化した標準機能を搭載

見積発行、価格交渉、売掛・与信管理etc… BtoB取引には独自の商習慣が多くあります。ecbeing BtoBはそんなビジネスモデルに対応する機能を標準で搭載。また、会員情報を法人と紐づけることで、利用管理者による会員ごとの権限設定や、取引先に合わせた商品やコンテンツの表示変更も可能です。

そしてBtoB取引で多くある指名買いや大量発注に関しても、必要項目が記載されたCSVファイルを取りこんだり、 EDIのように型番や個数をフォームに記載したりするだけで、簡単にまとめて見積依頼や購入手続きを行えるようになっています。

>得意先が使いやすい発注方法を導入した事例について詳しくはこちら

仕入先や営業担当と連携ができるオプションも

ecbeing BtoBには、「サプライヤオプション」「WEBセールス・オフィス」という二つのオプションを用意しております。

まずサプライヤオプションは、専用の管理画面から仕入先(サプライヤ)が自社商品の登録や注文処理などできる仕組みです。これを活用することで仕入先との連携を実現し、ビジネススピードの加速を促すことができます。
そしてWEBセールス・オフィスを通して、従来難しかった営業担当のECサイトへの参画を実現し、オンラインで得意先へのフォローを行うことが可能になります。

>WEBセールス・オフィスについて詳しくはこちら

大手企業にも認められた自社運用のインフラ・セキュリティ

ecbeingは、ECサイトに特化した自社運用のインフラ環境のサポートを、自社社員により24時間365日実施。また、サイトの安定稼働・高負荷対策など、継続的なセキュリティ対策もサービスとして提供しております。その他にも第三者機関によるセキュリティ診断も定期的に行うことで、大手企業のECサイトにも採用されたセキュリティ体制を実現しています。

>ecbeing BtoBについての詳細はこちら

受発注システムで効率化される4個の業務
受発注業務をデジタル化することで余計な業務を減らし効率化することをまとめた資料になります。
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ecbeing BtoBパッケージ紹介資料(抜粋版)
当社のサービスBtoBパッケージ紹介資料になります。
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業務効率化、売上アップ… ecbeing BtoBの成功事例

ecbeingにはBtoCを含めて1,500を超えるサイトの構築実績があります。そんな数多くの実績の中から、ecbeing BtoBを用いてECサイト構築・リニューアルを実施した成功事例をピックアップしてみました。

業務効率化と売上アップの両方を実現 株式会社リガク様

海外の既存代理店に向けたECサイトをオープン後、注文の7割がECサイトからとなり、月に500通届いていた問い合わせメールも大幅に減らすことに成功。また、ecbeing BtoBの標準機能を用いて商品のセット販売や販促キャンペーンを実施し、売上もアップしました。

>リガク様の詳しい事例はこちら

基幹システムとの連携で約30万点の商品を得意先ごとに商品単価を自動化 イシグロ株式会社様


管材総合商社イシグロのECサイト【イシグロweb station】

既存会員がログイン後に商品価格や在庫を表示して商品を検索・購入ができる 半クローズドサイトとしてオープン。基幹システムと連携させて商品単価を自動化させることで、顧客ごとに仕切り価格をサイト上で見ることができるようになり、問い合わせ数の低減に繋げることができました。

>イシグロ様の詳しい事例はこちら

ASPカートからのリニューアルで新規開拓に成功 株式会社カンツール様


【カンツールショップ】

格安ASPカートを利用したECサイトの売り上げが伸び悩む中、コロナ禍で訪問営業が難しくなったことでECサイトの重要性が高まりシステムの刷新を実施。リニューアル後は未取引の顧客からのアクセスも増加し、約4ヶ月で87件の新規法人の開拓を営業なしで実現しています。

>カンツール様の詳しい事例はこちら

まとめ

受発注システムを導入することで、業務効率化や売上アップなど様々な効果を生み出すことができます。しかし、本当にやりたいことができないのであれば導入する意味がなくなってしまいます。
システムを通して実現したいことをしっかりと社内で固めた上で、それにマッチしたものを選定していくことが大切です。今後、受発注システムを判断する際はこの記事をはじめ、様々な情報から判断をしていきましょう。




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