発注とは?業務内容とWEB化によるメリットをご紹介!

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ビジネスの世界では「発注」という言葉は日頃からよく使われており、発注業務が行われなければビジネスは回っていきません。今回はそんな「発注」に関して言葉の意味や日々行われる業務の詳しい内容を見ていきながら、WEBに移行することによるメリットを紹介します。

ビジネスの世界では「発注」という言葉は日頃からよく使われており、発注業務が行われなければビジネスは回っていきません。今回はそんな「発注」に関して言葉の意味や日々行われる業務の詳しい内容を見ていきながら、WEBに移行することによるメリットを紹介します。


「発注」の意味と「注文」との違い

発注とは

「発注」という言葉は、主にビジネスの世界で作業が必要な製品やサービスの依頼を業者にする際に使われることが多いです。具体的には、建築や工事、印刷などの依頼が該当します。しかし、備品などの購入時にも「発注」という言葉を使うこともあるので、作業が発生する依頼だけで使われるわけではありません。

注文とは

発注と同じく、依頼をする際によく使われる言葉が「注文」です。「注文」は既に形がある製品を購入する際や、配達や製造といったように形がなくてもすぐに提供される製品・サービスに対して使われる傾向にあります。飲食店で料理を頼む、スーパーで食品を購入するといったような行為に対して、「注文」と使われることが多い傾向にあります。

発注と注文の違いは?

それぞれの言葉の意味や、法における違いは特にありませんが、上記のように使い方の傾向で違いがあります。また、表現の違いも明確に定義されているわけではありません。ここではそれぞれの言葉の使い方の違いを見ていきましょう。

「発注」は事業者による依頼をする際に使い、それ以外は「注文」を使うことが多い
「発注」という言葉は基本的に法人などの事業者が別の事業者に対して依頼をする際に使うことが多くなっています。それ以外のシチュエーションでは、「注文」という言葉を使うことが多いです。

使える対象が限られない「注文」と限られる「発注」
「注文」は後ろに続く言葉を変えれば、「注文する」「注文を受ける」というように、する側・受ける側どちらも使うことができます。一方で「発注」という言葉は、「○○社が××社に工事を発注する」といったように、そもそも仕事などを依頼することを意味するので、「発注を受ける」という使い方ができません。なので、仕事の依頼があってそれを受ける際には、「××社が○○社からの工事を受注する」といったように、「受注」という言葉を使用します。

発注書の役割と注意点

発注を行う際、多くの発注者が申し込みの意思をはっきりと示すために、受注者に対して「発注書」を作成します。これは、受注者が事前に発注者に対して金額条件などが記載されている見積書を提示し、その条件に関して双方の合意があった後に発注者側から発行されるのが一般的です。民法においては、発注書や契約書といった書類がなくても、仮に口約束で申し込みと承諾さえできていれば契約が成立することになっています。ですので、発注書の発行は法的に義務付けられているものではありません。

このように発行が必須ではない発注書ですが、取引内容の認識違いなどによって起きる発注者と受注者によるトラブルを未然に防ぐという点で重要な役割を担っています。
もし、口頭だけで取引が成立したとしても、はっきりとしたエビデンスが残っていなければ、トラブルに発展してしまう可能性があります。一方、発注書を事前にしっかりと用意した上で取引内容などのエビデンスを残しておけば、前後で相互の確認が行えるため、トラブルの芽を摘み取ることに繋がります。

見落とし厳禁!発注書に関する制度

先ほどは「発注書の発行は義務付けられていない」と書きましたが、一部例外があります。下請法が適用される取引においては法的義務があるため、下請け事業者に対して親事業者は必ず発注書を発行しなければなりません。

下請取引の公正化と、下請事業者の利益を保護するための法律である下請法には、発注を行う際の親事業者から下請け事業者に対して書面を交付する義務が課されています。具体的には、下記の内容を発注書に記載する必要があります。
(1) 親事業者及び下請事業者の名称(番号,記号等による記載も可)
(2) 製造委託,修理委託,情報成果物作成委託又は役務提供委託をした日
(3) 下請事業者の給付の内容(委託の内容が分かるよう,明確に記載する。)
(4) 下請事業者の給付を受領する期日(役務提供委託の場合は,役務が提供される期日又は期間)
(5) 下請事業者の給付を受領する場所
(6) 下請事業者の給付の内容について検査をする場合は,検査を完了する期日
(7) 下請代金の額(具体的な金額を記載する必要があるが,算定方法による記載も可)
(8) 下請代金の支払期日
(9) 手形を交付する場合は,手形の金額(支払比率でも可)及び手形の満期
(10) 一括決済方式で支払う場合は,金融機関名,貸付け又は支払可能額,親事業者が下請代金債権相当額又は下請代金債務相当額を金融機関へ支払う期日
(11) 電子記録債権で支払う場合は,電子記録債権の額及び電子記録債権の満期日
(12) 原材料等を有償支給する場合は,品名,数量,対価,引渡しの期日,決済期日,決済方法

引用元:公正取引委員会 下請法とは 親事業者の義務

また、発注書は帳票類になるため、もし発行した場合には税法で原本または電子データで7年間、会社法では10年間保管が義務付けられています。その他にも、見積書や基本契約書に基づいた発注書であれば、課税文書という扱いになるため、印紙の貼り付けが必要です。

このように、法的義務がない発注書に関しても一部例外的なルールや、発行した場合に遵守しなければならない法律があることを忘れないようにしましょう。

発注業務の流れと注意点

発注を行うにあたっては、主に下記4つの業務が発生します。
また、繰り返しになりますが発注においては帳票を発行する必要はありません。しかし、これらは取引内容を保証して円滑に業務を進めるために大切なものですし、発行した場合には保存義務が発生します。もし誤った内容が記載されていたり、書類が欠けていたりすれば、取引先からの信頼を下げることに繋がるリスクもあるので、発行や管理は注意を払いながら行ってください。

見積依頼
発注者は初めに、受注者に対して発注内容に関する見積を依頼します。発注確定後は内容の変更ができない可能性もあるので、商品やサービスの内容や数量、希望納品日や支払い方法など希望条件は見積依頼をする時点で明確に提示した上で、受注者とすり合わせを行いましょう。

発注
見積内容に関して発注者と受注者の双方で合意に達した後、発注書の発行などをしながら正式な発注をします。継続的な取引をする際は商品の単価や納期、支払い条件などの購買条件を都度確認する手間を省くために、条件を定めた購買契約を結ぶ場合もあります。また、発注書を作成する際は、必ず見積書と同じ内容で準備しましょう。

検品
発注した商品やサービスが提供されたら発注者はすぐに検品を行います。商品が破損している、サービス内容に不備があるなど問題が見つかった場合は、すぐに発注先に連絡をしてください。もし商品交換や修理などが必要になった際に、すぐに対応できなければ業務に支障が出る可能性もあるので、できるだけ早く検品をするようにしましょう。
また、納品書と発注書の記載内容に間違いがないか確認し、発注先のルールに合わせて押印・サインの上、受領書を返送します。

支払処理
受領書の確認完了後に受注側から送られてくる請求書を確認し、内容に問題がなければ支払処理を行います。支払パターンに関しては、取引ごとに都度支払うこともあれば、一定期間にあった取引金額をまとめて支払う売掛にすることもあるといったように取引によって変わります。また、支払日や方法、請求の締日も企業ごとに異なるので、契約書や請求書に記載されている条件をしっかりと確認の上、処理を行ってください。

発注業務をWEBに移行させよう

これまでの発注業務は、主に電話やFAX、メールなどで行われてきました。しかし従来の方法に課題を感じ、業務効率化などを図るために受発注システムを用いて業務をWEBに移行する動きが近年増えています。受発注システムを導入することで煩雑な発注業務を一元管理することができたり、基幹システムとの連携ができたりするので、発注側・受注側ともに効率良く業務が行えます。

また、受発注システムの仕組みも、単純に企業間で受発注業務だけを行うことを目的としたものもあれば、受注者から発注者に対して商品訴求などで商品を“売る”ための機能を持ち合わせたECサイトを構築できるシステムなど様々な仕組みが存在します。導入する際は自社の特徴や、やりたいことにマッチしたものを選ぶようにしましょう。

受発注システムについて詳しくはこちら

また、発注業務をWEBに移すことでこんなメリットがあります。

作業時間の短縮
従来の発注方法では、発注者が社内で抱えている在庫数などをシステムで確認し、それに合わせて都度発注書に記載する作業を行った後にFAXを送るといったように、発注には余計な作業が発生していました。社内の在庫を管理するシステムと連携可能な受発注システムで発注業務を行うことで、こうした無駄を省いて作業時間の短縮に繋がります。

場所や時間を問わない業務の実現
発注業務をWEBに移行することで、発注者はPCやスマートフォンなどの通信環境が整っていれば24時間いつでも場所を問わずに業務を行うことができます。このような体制を整えることでスムーズに業務を行うことができるので、業務効率のアップにも貢献できます。

発注内容の見える化
受発注システムを通して、発注者は履歴からこれまでの発注内容を簡単に確認することが可能になります。こうして発注内容の見える化を実現し、従来の発注方法で起きていた二重発注のリスクや、発注書をファイルから探し出して再確認をしなければならない手間を減らすことに繋がります。また、発注内容へのアクセスが簡単になることでスムーズなデータ確認、ミスが起こる可能性を下げることで社内チェックの簡略化を実現できます。

このようにWEB移行には多くのメリットがある一方、システムの導入費や継続的な利用費といったコストや、業務の移行作業が発生することも忘れてはいけません。また、業務を移行しても取引先が対応できなければ意味がなくなってしまうので、一方的に移行を進めるのではなく、取引先にメリットなどを明確に提示して一緒に導入を進めていきましょう。

発注業務を効率化できる基本機能を多数搭載!ecbeing BtoBとは?

これまでのECサイトは一般消費者と企業の取引であるBtoCビジネスでの利用が中心でしたが、法人間取引であるBtoBビジネスにおいてもECを採用することが増えています。また、BtoBの取引は発注業務の内容からも分かるように、BtoC取引にはない作業も多くあります。

最近ではBtoB取引に必要な業務に対応できるECシステムも生まれており、ecbeing BtoBはそんなシステムの一つです。
商品の発注、履歴確認といった受発注システムの基本的な機能だけではなく、見積発行の依頼や価格交渉がシステム上で行える、発注者側の社内における承認フローを個社ごとに設定できるといったようにBtoB取引に必要な機能を多数搭載しております。

ecbeing BtoBについて詳しくはこちら

ecbeing BtoBパッケージ紹介資料(抜粋版)
当社のサービスBtoBパッケージ紹介資料になります。
詳細はこちら

またBtoB ECはじめ、受発注システムの導入は発注者側だけではなく受注者側の業務改善も行えるメリットが多くあります。

BtoB ECで実現できる業務改善について詳しくはこちら

まとめ

BtoBの取引は単純に注文、支払を行い商品やサービスを提供されて終わりではなく、発注までに見積依頼から発注書の作成、検品など発注者にも様々な作業が発生します。こうした発注業務は受発注システムを用いてWEBに移行していくことで発注側、受注側どちらも業務効率化などに繋げることができます。




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