受発注システムの始め方
システム導入のメリットや導入手順を紹介！

そもそも受発注システムとは？何ができる？

まず、受発注システムが具体的にできることから確認していきましょう。

受発注システムとは？

受発注システムとは、文字通り受注・発注に関する一連の業務をデジタル化するシステムのことです。機能はサービスによってさまざまですが、多くの受発注システムが備えている機能は以下の通りです。

・伝票出力
受注伝票・発注伝票を出力する機能。

・請求書作成
受注データを元に請求書を発行し、取引先に送付する機能。

・在庫管理
商品の入出庫データを管理する機能。

・支払管理
債務情報を一元管理し、支払を行う機能。

受発注システムを導入するメリット

受発注システムを導入するメリットとしては、主に以下の3点が挙げられます。

受発注業務の負担軽減

FAXや電話など、さまざまな手段で受注を受け付けていると、その分確認の手間が発生してしまいます。特にFAXの場合は混線しているなどの原因で届かないこともあるため、FAXを送ってから電話をする人もいます。その度に確認の手間が発生するため、担当者の負担は大きくなりがちです。受発注システムを導入すれば、すべてがシステム上で完結するようになり、別途確認の電話などをする必要がなくなるため、受発注業務の負担は大幅に軽減されるでしょう。

また、ペーパーレス化によってインク代や紙の保管代、FAXの通信料などを削れるため、コストカットにもつながります。

ヒューマンエラーが減る

FAXや電話などを使い、紙の発注書でやり取りをしていると、どうしてもヒューマンエラーが発生してしまいます。字が汚かったり、FAXの文字がかすれていたりして文字が読み取れなければ、追加で確認が必要になります。また、誤記や記載漏れがあるせいで差し戻されて再度申請することになるケースも珍しくありません。

受発注システムを導入すれば、文字が読み取れないという問題は起きなくなります。加えて申請時に記載漏れをチェックし、十分な情報が記載されていなければエラーを出すような設定もできるため、その分スムーズに業務を進められるようになるでしょう。

情報を一元管理することで戦略が立てやすくなる

また、受発注に関するデータをシステム内で統合管理することで、顧客に関する情報をいつでも見られるようになるのもメリットの一つです。さまざまな観点からデータを分析し、売上アップのためのマーケティング戦略の策定に役立てられるようになります。

受発注システムを導入する際のステップ

続いて、受発注システムを導入する際の進め方をステップごとに紹介していきます。

ステップ1：受発注業務に関する課題を洗い出し、導入の目的を明確にして移行計画を立てる

まず、現在の受発注業務において、どのような課題を抱えているのかを担当者などからヒアリングし、まとめます。課題の洗い出しが完了したら、それを踏まえて受発注システムを導入することで何を達成したいのか、導入の目的を明確にしましょう。

導入前にシステム導入の目的を明確にしておくことは極めて重要です。目的が定まっていないと、システム導入が成功だったのかの判断ができません。システムを導入するのにはある程度の金額がかかるため、失敗しないためにも最初に導入の目的を明確にしておく必要があります。

ステップ2：現在の受発注業務の一覧を作り、システム化する範囲を決める

ステップ1で定めた導入の目的に基づいて、どのような機能が必要かを判断するフェーズです。導入後にスムーズに業務をシステムに移行させるためにも、どの部分をシステム化するのかは現在の業務ベースで考えるようにしましょう。

また、このタイミングで外部システムとの連携についても考えておく必要があります。

ステップ3：必要な情報を入力し、検証を行う

システム化する範囲が決まったら、移行計画に基づいて受発注システムの設定や、設定後の動作検証を行います。検証では、単に各機能が正しく動くのかを確認するだけでなく、実際の業務を想定し、数値や金額などを入力して検証をすることが重要です。

なお、本稼働後にバタバタしないためにも、検証のタイミングで担当者に触ってもらい、使い方を身につけてもらう必要があります。誰もが使えるよう、マニュアルなどの整備なども進めます。

ステップ4：本稼働

検証が無事に完了し、想定通りに動くことが確認できたら、いよいよ本稼働です。なお、取引先にも新システムを利用してもらう必要があるため、取引先への周知は事前にしておきましょう。

導入の効果を測定するため、削減できる工数やどれだけのコストカットになるかなどの試算を稼働前に出し、具体的な数値目標を設定するのが望ましいでしょう。

受発注システム導入で失敗しないためのポイント

最後に、受発注システムの導入で失敗しないためのポイントを3つ紹介します。

事前に取引先の企業から同意を得る

当たり前のことですが、受発注システムを導入したら、自社だけでなく受注・発注をしている取引先にもそのシステムを利用してもらうことになります。取引先の同意を得る前にいきなり受発注業務をシステムに移行しても、利用してもらえない可能性もあります。システム導入が決まったら、その旨を事前に説明し、相手にも利益があることを理解してもらい、同意を得ておくようにしましょう。

社内の担当者の教育を進める

受発注業務の担当者からすれば、システム移行によってこれまでやっていた業務内容が大幅に変わることになります。担当者がシステムの操作に慣れないうちは、どうしてもこれまでよりも時間がかかってしまうでしょう。どれだけうまく使いこなせるかによってどれだけ工数を削減できるのかも変わってきます。導入を進めるタイミングで担当者にもシステムに触れてもらい、本稼働のタイミングですぐ業務を切り替えられるように、マニュアルを整備したり事前に触る機会を設けたりなど、社内での教育が重要です。

外部システムとの連携をチェックしておく

既存の業務システムとの連携については、導入する前に必ず確認しておく必要があります。場合によっては、自動連携ができず、一部手動の業務が発生することになってしまう可能性もあります。受発注業務の一覧を洗い出す際に外部との連携もチェックし、システム化した際にそれらの連携が具体的にどのような操作で行えるのかを事前にチェックしておきましょう。

なお、受発注システムの選定ポイントについては、以下の記事で詳しく紹介しています。あわせてご参照ください。

BtoB ECのメリットや選び方を事例も踏まえて徹底解説

記事を読む

まとめ

受発注業務をシステム化すれば、担当者の負担は軽減され、コストカットにもつながるでしょう。ただ、やみくもにシステム化すれば良いというわけではありません。システムの導入は決して安いものではないため、導入前に目的を明確化し、ゴールを設定しておく必要があります。システム導入で失敗しないためにも、導入の際は慎重に検討し、専門家の知識を仰ぎましょう。なお、ecbeingは受発注システムの導入も豊富な実績があります。受発注システムの導入を検討している方はecbeingまでお気軽にご相談ください。