POとは？英語の発注書の記入例・手順と日本との違い

PO（Purchase Order）とは？

PO、P/Oの意味

POとは「Purchase Order（パーチェスオーダー）」の略称で、主に海外企業との取引で使われる英語の「発注書」です。POは輸入者が仕入先（サプライヤー）へ商品を発注する際に発行し、商品名や数量、価格、納期、取引条件などを明記します。日本語では「購買発注書」「注文書」と訳されることもあります。表記は「PO」のほか「P/O」「P.O.」も使われます。定型的な書式は定められておらず、企業ごとに独自のフォーマットを使用するのが一般的です。なお、海外の企業と取引をする際は、トラブルを防ぐためにPOだけでなく売買契約まで取り交わすのが一般的です。

POを受け取った売り手は、注文を受けたことを示す注文請書「Order Acknowledgement（Order Confirmationとも呼ばれます）」を返します。POとセットで理解しておきましょう。

POの関連用語としては、「Blanket Purchase Order」「Open Purchase Order」などがあります。「Blanket Purchase Order」は、一定期間の数量や価格をまとめて取り決め、納品は分けて受ける発注のことです。「Open Purchase Order」は、まだ納品や支払いが終わっていない、締められていない発注を指します。

なお、株式投資の分野では、上場企業による株式の公募・売出し（Public Offering）も「PO」と略されます。本記事で扱うのは、取引で使う発注書のPOです。

発注書・注文書の英語表記

発注書・注文書は、英語では一般的に「Purchase Order（PO）」と言います。売り手が用意した注文用紙に記入して注文する場合は「Order Form」「Order Sheet」と呼ぶこともあります。海外取引では、POの前後にも英語の書類が行き来します。主な書類の英語表記と、誰が出すかを整理しました。

POに記載すべき内容と英文の記入例

続いて、POにどのような内容が記載されるかについて、国内の発注書と比較しつつ紹介します。

日本の発注書と共通する記載項目

POに記載する項目は、日本国内の発注書と共通するものと、海外取引特有のものに分けられます。簡単にまとめると、国内の発注書と共通の項目は以下の通りです。

• 発注書の通し番号（P/O Number）
• 注文日付（Date）
• 自社の会社名・担当者名、住所、連絡先 など
• 発注先の会社名・担当者名、住所、連絡先 など
• 商品名（Item）
• 数量、単位（Quantity、Unit）
• 単価（Unit Price）
• 通貨（Currency）
• 合計金額（Total Amount）
• 決済条件、支払条件（Payment Terms）

海外取引特有の記載項目

続いて、POを発行する際特有の項目を紹介します。

・Trade Terms
「Trade Terms」とは、貿易条件や取引条件を表す言葉です。具体的には、輸送の条件や保険の負担先などがこの項目に書かれます。なお、売主と買主との間でのリスクの移転時点や、運賃及び保険料等の費用の負担区分などの貿易条件については、国際商業会議所（ICC）が定めた『インコタームズ2020』に規則があり、基本的にはそれに準拠する形になります（11規則の一覧）。

・Ship to / Order to / Bill to
「Ship to〜」で配送先を表します。「Order to」は発注先、「Bill to」は請求先を表す言葉です。同じ場合は「Bill to / Ship to」のようにまとめて記載します。なお、輸送を船舶で行うのか、飛行機で行うのかは「by sea」「by air」といった表現で記載されます。

・Delivery Date / Shipment
「Delivery Date」には希望納期を書きます。海外取引では、船積の日（Shipment Date）と到着の日のどちらを指すのかを明確にしておくことが大切です。海外から輸入する場合は受け取りまでに時間がかかるため、初回の取引の場合などは特に余裕を持った納期を提示するようにしましょう。

・Partial Shipment / Transshipment
分割して船積すること（分割船積）と、途中の港で別の船に積み替えること（積み替え）を認めるかどうかを書きます。認める場合は「Allowed」、認めない場合は「Not allowed」と記載します。

項目ごとの英文の記入例

日本の輸入者が海外のメーカーに部品を発注する、架空の取引を例に、POの主な項目の英文の書き方を示します。

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POと日本の発注書の違い

POと日本の発注書は、書く項目の基本は同じですが、通貨・貿易条件・支払条件・承認の方法など、海外取引に合わせた書き方が必要な点が違います。主な違いを表にまとめました。

国内の発注書の書き方や発注業務、関係する法令については、以下の記事で詳しく解説しています。あわせてご確認ください。

発注とは？意味・受注や注文との違い、流れと発注書

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PO発行から支払い・検収までの手順

POは法的に発行が義務付けられているわけではありませんが、受発注の証拠となるため、発行することが強く推奨されます。一般的な海外取引での流れは下記の通りです。

注文書を発行した後は、注文成立の証明として必ず注文請書（Order Acknowledgement）を受け取りましょう。

POの役割

POは、商品やサービスの発注意思を明確に伝えるための書類です。主な役割は下記の3点です。

• トラブルを未然に防ぐ
  海外取引では言語や文化の違いから、口頭だけの注文では認識違いやトラブルが起きやすくなります。PURCHASE ORDERを発行し、注文内容（商品名・数量・金額等）を明示することで、聞き間違いや認識のズレによるトラブルを防げます。
• 取引先との信頼関係を築く
  発注内容が明確化されることで双方の認識が一致しやすくなり、ミスやトラブルの減少につながります。売る側にとっても安心して条件確認・出荷手配ができるため、継続的な取引・信頼関係の構築に貢献します。
• 支払い・検収の照合の基準になる
  PO番号を手がかりに、インボイスや船積書類、届いた貨物の内容を突き合わせられます。支払う前に、注文した内容と請求の内容が合っているかを確認できます。

インコタームズ2020の11規則

インコタームズ2020は、国際商業会議所（ICC）が定めた貿易条件の規則で、11の規則があります。POの「Trade Terms」欄には、規則の略号・場所・版を「FOB Shanghai, Incoterms 2020」のように書きます。

コンテナで運ぶ貨物には、FOB・CFR・CIFの代わりに、FCA・CPT・CIPを使う方が実態に合うとされています。どの規則を使うかは、取引先と合意したうえでPOと契約書に書きましょう。

POでよく使われる専門用語・英語表現

続いて、POでよく使われる言葉を紹介します。POでは専門用語や略語が使われることも少なくないため、ここに記載する単語はしっかりと理解しておくようにしましょう。

POでよく使われる略語・用語

POでよく使われる表現と英文メールの例

POはメールに添付して送ることが多いため、送るときの一文もあわせて覚えておくと便利です。

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PO発行時の注意点

POを出す前に、次の点を確認しましょう。

• PO番号は重複させず、インボイス・船積書類にも書いてもらう
• 通貨と、インコタームズの規則・場所・版を書く
• 本体価格以外の費用（送料・保険料・関税・銀行手数料）を誰が負担するか書く
• 日付は月を英語で書き、納期が船積日か到着日かを明確にする
• 内容を変えるときは、改訂番号（Rev.）を付けて出し直す
• 注文請書（Order Acknowledgement）で、条件が一致しているか確認する
• 振込先口座の変更を、メールだけで受け付けない

最後の点は、取引先になりすました「ビジネスメール詐欺」への対策です。詳しくはPOのやり取りで気をつけたいセキュリティで説明します。

海外とのPOのやり取りをWebで効率化した事例

海外の代理店や販売会社からの注文が増えると、相手ごとに書式の違うPOをメールで受け、内容を確認して基幹システムに入力する手間が大きくなります。受注する側がWebの受注サイトを用意し、取引先にそこから注文してもらうと、注文の項目と書式をそろえられます。大量の発注データを企業間でやり取りする場合は、EDI（EDIとは）を使う方法もあります。

代理店ごとに違う注文書をECで統一【株式会社リガク様】

X線装置メーカーのリガク様は、海外の販売代理店に部品を販売しています。以前は代理店からメールで注文を受けており、問い合わせ・見積・納期の確認・進み具合の確認と、1つの部品を売るために何度もメールが往復していました。注文書の書式も代理店ごとに違い、部品番号が載っていない注文書では、部品を特定するまでにやり取りが重なっていました。

2016年10月にECサイトを開設し、代理店が部品を選ぶと見積が自動で出て、注文後の状況も画面で確認できるようにしました。注文の7割がECサイト経由になり、注文書のスタイルも統一されました。東京本社と大阪支社に月約500通届いていたメールは、担当者の感覚で3分の1〜5分の1に減っています。時差のある海外の代理店も、在庫・見積・納期をサイト上で確認できるようになりました。

株式会社リガク様の事例について詳しくはこちら

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国ごとに違う注文フォーマットを越境BtoB ECで統一【株式会社スポーツライフプラネッツ様】

釣り用品のパーツを国内外の販売会社に卸しているスポーツライフプラネッツ様は、国内の販売会社向けには2008年からecbeingの受注システムを使っていました。一方、アジア・欧米の多くの販売会社からの注文はメールが中心で、注文フォーマットが国や会社ごとに違うため、受注処理に時間と手間がかかっていました。

そこで海外法人向けの越境BtoB EC「PLA★NET（ぷらネット）」を構築しました。サイトは英語・中国語・韓国語・フランス語・ドイツ語・ロシア語・イタリア語の7か国語に切り替えられます。受注した注文データは基幹システムへ自動で出力され、倉庫や国際配送会社への出荷指示につながります。価格が決まっていない部品は「TBA（To Be Announced）」と表示し、出荷時に確定した価格を基幹システムから反映しています。

株式会社スポーツライフプラネッツ様の事例について詳しくはこちら

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POのやり取りで気をつけたいセキュリティ

海外取引のPOやインボイスは、メールにPDFを添付してやり取りすることが多く、取引先になりすまして振込先の変更を求める「ビジネスメール詐欺」の入口になりやすい書類です。IPA（情報処理推進機構）の「情報セキュリティ10大脅威 2026」の組織編では、ビジネスメール詐欺が10位（9年連続）、サプライチェーンや委託先を狙った攻撃が2位に挙げられています。振込先の変更依頼は、メールに書かれた連絡先ではなく、以前から知っている電話番号などの別の経路で確かめましょう。

Webの受注サイトで注文を受けると、注文の内容や進み具合をログインした画面で確認できるため、メールの添付ファイルに頼る場面を減らせます。そのぶん、受注サイトそのものの安全性が大切になります。

■ ecbeing BtoBのセキュリティ体制
ecbeing BtoBは、ecbeingが自社で運用するEC専用インフラで提供しています。2005年からISMS認証（登録番号IS97670）を取得し、NIST CSF 2.0に基づく運用・監査、自社と外部のSOCによる24時間365日の監視、定期・緊急の脆弱性対応、第三者機関による定期的なセキュリティ診断を行っています。専門の部隊がWAFの運用やログの分析を担当しています。
詳しくは「ecbeingの強固なセキュリティ対策」をご覧ください。

まとめ

PO（Purchase Order）は、海外取引で買い手が売り手に発行する英語の発注書です。書く項目の基本は日本の発注書と同じですが、通貨、インコタームズによる貿易条件、支払条件、船積の時期など、海外取引ならではの項目を正しく書く必要があります。

POを出したら注文請書（Order Acknowledgement）で条件を確認し、PO番号を手がかりにインボイスや船積書類と照らし合わせましょう。取引先が増えて書式の違うPOのやり取りが負担になってきたら、Webの受注サイトで注文の書式をそろえることも選択肢です。

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