POって何?
POを発行する際の注意点や日本での発注との違いを解説!

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海外の商品を輸入する際にも発注書が必要ですが、日本の発注書とは異なる点も多いことをご存知でしょうか?海外とのやり取りの際には、日本の商習慣とは違った「PO」を発行する必要があります。今回は、POの書き方について紹介します。

海外の商品を輸入する際にも発注書が必要ですが、日本の発注書とは異なる点も多いことをご存知でしょうか?海外とのやり取りの際には、日本の商習慣とは違った「PO」を発行する必要があります。今回は、POの書き方について紹介します。


POとは?

PO、P/Oは何の略?

POとは「Purchase Order」の略称で、英語圏における発注書のことです。POは輸入者が商品を発注する際に発行するものであり、商品名や出荷条件といった販売条件が記載されています。定型的な書式は定められてはいません。なお、海外の企業と取引をする際は、トラブルを防ぐためにPOだけでなく売買契約まで取り交わすのが一般的です。ちなみに、輸出者が発行する注文請書は「OA(Order Acknowledgement)」と呼ばれています。

POの関連用語としては、「Blanket Purchase Order」「Open Purchase Order」などがあります。「Blanket Purchase Order」は、一括発注を行う際に利用される発注書のことです。「Open Purchase Order」は、まだ商品が出荷されていない状態の注文書のことを指します。

なお、発注書および発注業務については以下の記事で詳しく解説しています。あわせてご確認ください。

発注とは?業務内容とWEB化によるメリットをご紹介!
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POに記載すべき内容

続いて、POにどのような内容が記載されるかについて、国内の発注書と比較しつつ紹介します。

国内の発注書と共通の項目

POに記載すべき内容の中には、国内で用いられる発注書にも記載されるものも多くあります。簡単にまとめると、国内の発注書と共通の項目は以下の通りです。

  • 発注書の通し番号(P/O Number)
  • 注文日付(Date)
  • 自社の会社名・担当者名、住所、連絡先 など
  • 発注先の会社名・担当者名、住所、連絡先 など
  • 商品名(Item)
  • 数量、単位(Quantity、Unit)
  • 単価(Unit Price)
  • 通貨(Currency)
  • 合計金額(Total Amount)
  • 決済条件、支払条件(Payment Terms)

輸入時特有の項目

続いて、POを発行する際特有の項目を紹介します。

・Trade Terms
「Trade Terms」とは、貿易条件や取引条件を表す言葉です。具体的には、輸送の条件や保険の負担先などがこの項目に書かれます。なお、売主と買主との間でのリスクの移転時点や、運賃及び保険料等の費用の負担区分などの貿易条件については、『インターコムズ2020』に定められており、基本的にはそれに準拠する形になります。

・Ship to / Order to / Bill to
「Ship to〜」で配送先を表します。「Order to」は発注先、「Bill to」は請求先を表す言葉です。同じ場合は「Bill to / Ship to」のようにまとめて記載します。なお、輸送を船舶で行うのか、飛行機で行うのかは「by sea」「by air」といった表現で記載されます。

・Delivery Date
「Delivery Date」には希望納期を書きます。当然ながら海外から輸入する場合は、受け取りまでにある程度時間がかかってしまうものです。初回の取引の場合などは特に余裕を持った納期を提示するようにしましょう。

POでよく使われる言葉

続いて、POでよく使われる言葉を紹介します。POでは専門用語や略語が使われることも少なくないため、ここに記載する単語はしっかりと理解しておくようにしましょう。

POでよく使われる専門用語

ここでは、船で輸送する際に用いられる表記について紹介します。
・FAS(Free Alongside Ship):船側渡し (指定船積港を挿入)
・FOB(Free On Board):本船渡し(指定船積港を挿入)
・CFR(Cost and Freight):運賃込み (指定仕向港を挿入)
・CIF(Cost, Insurance and Freight):運賃保険料込み (指定仕向港を挿入)

これらは、「Trade Terms」や「Shipping Terms」の欄に記載されるもので、当てはまるものを貿易条件の欄に記載します。

POでよく使われる表現

最後に、POを発行する際によく用いられる表現を紹介します。

・TBD(To Be Determined)
未定を表す言葉です。TBDの他にも、追って通知するという意味の「TBA(To Be Announced)」や、確認中を表す「TBC(To Be Confirmed)」が用いられることもあります。

・Approved By〜
署名を記載する欄です。「Signature」などと表記されていることもあります。

・Special instructions
これまでの発注と違って注意が必要なことを伝えたいときなど、特記事項を記載するときに使用する欄です。

まとめ

近年では、海外の企業と取引をする機会も増えていますが、その分トラブルも起きています。海外からの輸入をする場合は、言語の問題もありコミュニケーションで齟齬が起きやすいものです。お互いの認識を合わせるという意味でもPOは丁寧に書くように心がけましょう。





  

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