展示会受注システムとは？アパレルの効果・選び方・事例

アパレル業界特有の商習慣「展示会」とは？

まず、展示会の概要から確認していきましょう。

展示会の概要

アパレル業界において展示会とは、業界関係者やバイヤー、メディアを招いて新商品を披露し、受注や商談を行うイベントです。多くの企業が春夏・秋冬の年2回、展示会を開催するのが一般的です。従来のリアル会場での開催に加え、近年ではオンライン展示会も増加しており、リアルとデジタルを組み合わせたハイブリッドな形態も見られます。

展示会の種類

展示会には主に2つの種類があります。1つは「主催展示会」と呼ばれるもので、1社単独で開催し、既存顧客との商談や新商品紹介に特化した内容です。もう1つは「合同展示会」で、複数の企業が合同でブースを出展し、多くの業界関係者や新規バイヤーとの出会いが生まれる場となります。どちらも、その場で商品を販売するのではなく、受注を受けて今後の生産や販売計画に活かすことが中心となります。

展示会の目的

展示会を開催する主な目的としては、以下の3点が挙げられます。

・新商品のプロモーション
展示会は、新商品を広く知ってもらうためのひとつの手段です。展示会で新商品がどれだけ受注されたのかという情報をもとに、その後の販売計画を立てる企業も少なくありません。また、新商品を多くのバイヤーに直接アピールできるため、市場の反応やトレンドを素早く把握することができます。

・新規顧客の獲得
展示会は新規顧客獲得の場でもあります。特に合同展示会においては自社のことを知らない企業が訪れることも多いため、展示会に参加することでこれまでに取引のなかった企業から知ってもらえる機会にもなりえるのです。

・既存顧客との関係強化
展示会には多くの既存の取引先も参加するため、直接面と向かってコミュニケーションを取り、展示会で新商品の感想などを聞くことで、関係強化も期待できます。

展示会・受注会・オンライン展示会の違い

展示会と似た場に「受注会」や「オンライン展示会」があります。どれも商品を見せて注文を受ける点は同じですが、相手と目的が少しずつ異なり、システムに求めることも変わります。

リアルの展示会とオンラインの注文受付を組み合わせる企業も増えています。どの場で受けた注文も同じ仕組みに集めておくと、会期後の集計や出荷の手配を一本化できます。

展示会における受注の課題

アパレル業界などにおいて、重要な役割を果たしている展示会ですが、展示会での受注業務についてはまだまだ非効率だと言わざるを得ません。

アナログな展示会の受注業務

展示会受注はアパレル業界にとって重要な業務でありながら、実際の現場ではアナログな運用が主流となっています。

たとえば、展示会会場でバイヤーから受けた注文を紙のメモや手書き伝票で記録し、それを持ち帰ってから社内でFAXやExcelに転記するという流れが一般的です。こうした手法では、記録ミスや転記ミス、紙の紛失といったヒューマンエラーが発生しやすくなります。 また、受注データの集計や管理に多くの時間と手間がかかり、担当者の大きな負担となっています。受注内容や在庫状況をリアルタイムで把握できないため、顧客からの問い合わせ対応や納期調整にも遅れが生じやすく、結果としてビジネスチャンスを逃してしまうこともあります。

展示会受注の業務の流れと、システムで変わること

展示会受注の手間は、会場の中だけでなく、会期の前後にも広がっています。会期前から入荷後までの4つの段階で、紙・Excelで運用している場合とシステム化した場合を比べると、次のようになります。

このように、展示会受注システムの効果は「会場での入力が楽になる」ことだけではありません。会期後の集計や、入荷後の在庫共有・出荷の手配まで一続きでつながることが、業務全体の効率化につながります。

展示会受注システムを導入するメリット

こうした問題を解決してくれるのが、展示会受注システムです。展示会受注システムを導入するメリットとしては、主に以下のような点が挙げられます。

業務の効率化

展示会受注システムを導入すると、業務の効率性が大きく向上します。
PCやタブレット、スマートフォンを活用してその場で注文内容を入力できるため、手書きや転記作業が不要となり、ヒューマンエラーも大幅に減少します。入力された受注データはリアルタイムで集計・管理され、作業時間の短縮や担当者の負担軽減につながります。

受注データを活用して販売計画を立てられる

受注業務をシステム化することで、展示会での受注内容について、細かく分析ができるようになる点も大きなメリットです。どの商品がどのバイヤーにどれだけ注文されたかをすぐに把握でき、人気商品や受注傾向を可視化できます。こうしたデータ分析の結果を今後の販売計画に活用することができます。また、展示会での内容を細かく分析して販売計画を立てることで、販売計画の精度をより高めることも可能です。

利便性の向上による取引先の負荷軽減

展示会受注システムは、取引先バイヤーにも大きなメリットをもたらします。顧客が商品の画像や詳細情報を見ながら注文したり、在庫を照会したりできるようになります。注文する取引先から見ても利便性が向上するため、従来の電話やFAXによる注文に比べて格段に便利です。また、受注システムなら電話やFAXでの注文と異なり、24時間365日受け付けられるため、バイヤーの負担やストレスも軽減されます。さらに、在庫確認や受注状況の問い合わせが減ることで、営業担当者の対応コストも削減されます。

展示会受注システムの導入事例

続いて、弊社ecbeingのBtoB ECで展示会受注システムを構築して業務改善を実現した企業の事例をご紹介します。

展示会の注文から出荷までを1つのサイトで一貫管理【株式会社コロンビアスポーツウェアジャパン様】

株式会社コロンビアスポーツウェアジャパン様は、アウトドアブランド「Columbia（コロンビア）」の日本での事業を担う企業です。半年後、1年後に販売する商品を年2回の展示会で紹介し、卸先からプレオーダーを受けています。ブランドによっては、1シーズンの商品が300〜400品番にのぼります。

■ 以前の課題
紙のカタログでは、会期中の仕様変更や生産中止に対応できないため、先にデジタルカタログへ移行していました。ただし注文は、手書きのFAXや、Excelのオーダーシートをメールで送ってもらう形のままでした。締切を決めても「もう少し待ってほしい」といった調整が入り、入力担当者が次の部署に注文を渡せないことも課題でした。

■ 取り組み
2022年11月、ecbeingのクローズド型BtoB ECで「展示会受注オーダーサイト」を新規構築しました。もともとecbeingで構築していたBtoC ECサイトの商品データを起点に、BtoB ECやカタログへ商品情報をつなぐことで、最新の情報を人の手を介さずに反映できるようにしています。

■ 実務から見えたポイント
・CSVでのやり取りも検討しましたが、営業現場の「CSVでは使ってもらえないのでは」という声を優先し、取引先が慣れたExcelの形でやり取りできるようにしました。
・取引量でみて約半分の取引先は、独自のシステムと注文の形式を持っています。すべての取引先を一度に移すのではなく、システムを使える取引先から移している点も、現実的な進め方です。
・一方で、商品登録の項目が1つ抜けるだけで、注文や出荷に大きく影響します。商品情報を正確に登録し続ける社内の体制づくりが、いまも課題として挙げられています。

株式会社コロンビアスポーツウェアジャパン様の事例について詳しくはこちら

インタビューを読む

ブースのタブレットで注文を受け、当日中に受注処理を完了【アパレルメーカーA社様】

アパレルメーカーA社様は、長年、展示会の注文を紙の注文書で受けていました。来場したバイヤーが商品番号と数量を書き込み、会期後に社内の担当者が基幹システムへ手で入力していたため、記入ミスや読み間違い、転記の負担、会期後の処理の遅れが課題になっていました。
そこで、展示会ブースにタブレットを置き、来場者がカタログを見ながらその場で商品と数量を入力できる仕組みを構築しました。入力された注文はクラウドに保存されて社内の受注システムと自動で連携し、営業担当者がその場で内容を確認・修正・確定できます。その結果、展示会当日に受注データの処理が完了するようになり、手書きによるミスや入力漏れも大幅に減りました。
詳しくは「展示会受注にまつわる業務を効率化したい」をご覧ください。

アパレルの展示会受注システムに必要な機能と選び方

アパレルの展示会受注では、カラー・サイズごとの数量や、取引先ごとの条件、半年以上先の入荷まで扱います。まず、システムに必要な主な機能を整理します。

基幹システムとの連携方法は「ECと基幹システムの連携方法」で詳しく解説しています。そのうえで、システムを選ぶときに確認したいポイントを3つご紹介します。

操作性

展示会受注システムは、社内の担当者だけでなく取引先バイヤーも利用するため、誰でも直感的に使える操作性が重要です。
システムを導入したところで、操作性が悪いシステムだと取引先からの不満がたまってしまうでしょう。また、自社の担当者も扱うため、操作が複雑すぎて十分に活用できなければ、システム導入による効率化は見込めません。導入前に現場の担当者などに実際に触ってもらい、使い心地を試すことが重要です。

アパレル業界特有の商習慣に対応しているか

アパレル業界では、取引先ごとに異なる取引条件や支払方法、カラー・サイズごとのSKU管理が異なるなど、独自の商習慣があります。それらの商習慣に対応できるシステムを選ぶ必要があります。また、展示会においては、PCの持ち込みが難しいケースも珍しくありません。PCがなくともスマホやタブレットなどから受注ができるシステムが望ましいでしょう。

弊社ecbeingのシステム「ecbeing BtoB」は展示会受注システムの構築が可能なだけではなく、柔軟なカスタマイズにより業界の商習慣から各社固有の要件まで対応が可能です。
展示会受注システムの構築をご検討されている方はぜひ一度ご相談ください。

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サポート体制の充実度合い

システム導入の際は、ベンダーのサポート体制についても事前に確認しておくべきです。普段から問い合わせに対して迅速に対応してもらえるかはもちろん、展示会は短期間で集中的に運用されるため、問題発生時により迅速な対応が求められます。具体的にどういう体制でサポートをしているのか、事前に担当者としっかりとコミュニケーションを取り、サポート体制に問題がないか確認しておきましょう。

弊社ecbeingは、自社で運用するEC専用インフラを24時間365日監視しており、障害時にはお客様側で切り分け作業をしなくても、スピーディーに対応できる体制を整えています。
サポート体制やセキュリティ対策、製品の特長などはこちらをご確認ください。

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導入前に整えておきたい3つの前提

システムを入れても、次の前提が整っていないと効果は小さくなります。導入の検討と並行して準備しておきましょう。

1. 商品情報を正確に、早く登録できる体制
品番・カラー・サイズ・価格・画像などの登録が1つ抜けるだけで、会期中の注文や入荷後の出荷に影響します。誰がいつ登録・更新するのかを決めておくことが大切です。コロンビアスポーツウェアジャパン様も、この体制づくりを課題に挙げています。

2. 会場の環境
会場の通信環境や、用意するタブレットの台数、充電の手段を事前に確認します。来場者に入力してもらうのか、担当者が代わりに入力するのかも決めておきましょう。

3. 取引先にとっての使いやすさ
取引先が新しい操作を覚えずに済むよう、使い慣れたExcelの形での注文の取り込みや、紙に近い見せ方を検討します。すべての取引先を一度に移そうとせず、使える取引先から広げていくのが現実的です。

受注システムを比べるときの特徴・選び方・注意点をまとめた資料
「受注システム・BtoB ECシステム比較」

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展示会受注システムの効果の測り方

展示会受注システムの効果は、展示会ごとに導入前と比べると説明しやすくなります。次のような項目を、導入前の展示会のうちに記録しておきましょう。

あわせて、システムで注文する取引先の割合も見ておくと、取引先への案内やサポートをどこに重点的に行うかを判断できます。

展示会受注システムのセキュリティ

展示会受注システムでは、会場で複数の担当者や来場者が端末を使い、取引先ごとの価格や在庫、名刺などの来場者情報も扱います。さらに、会期中は短い期間に注文が集中します。システムを選ぶときは、使いやすさとあわせて次の点を確認しましょう。

使いやすさと安全性は、どちらかを優先すると、もう一方が損なわれることがあります。コロンビアスポーツウェアジャパン様でも、要件定義の段階でセキュリティや安定稼働の観点から注文データのやり取りの形式を検討し、最終的には現場で使ってもらえることを優先してExcelの形を採用しています。現場の使いやすさを前提に、どこで安全性を確保するかをベンダーと一緒に設計することが大切です。

■ ecbeing BtoBのセキュリティ体制
ecbeing BtoBは、ecbeingが自社で運用するEC専用インフラで提供しています。2005年からISMS認証（登録番号IS97670）を取得し、NIST CSF 2.0に基づく運用・監査、自社と外部のSOCによる24時間365日の監視、定期・緊急の脆弱性対応、第三者機関による定期的なセキュリティ診断を行っています。EC特有のアクセスの傾向に合わせたネットワークの制御やサーバーの負荷調整も行い、注文が集中する展示会の会期中の運用を支えています。
詳しくは「ecbeingの強固なセキュリティ対策」をご覧ください。

まとめ

展示会受注システムとは、展示会や受注会で受けた注文を、タブレットなどからその場でデータとして受け付け、在庫の確認や出荷までつなぐ仕組みです。アパレル業界の展示会受注は、生産計画と売上の土台になる重要な業務ですが、紙やExcelでの運用が続くと、会期後の転記・集計や、入荷後の在庫共有・出荷の手配に大きな手間がかかります。

システムを選ぶときは、カラー・サイズごとの一括入力や取引先ごとの条件、予約注文と出荷の管理といったアパレル特有の機能に加え、操作性、サポート体制、基幹システムとの連携、会期中の安定稼働とセキュリティを確認しましょう。あわせて、商品情報を正確に登録できる体制と、取引先が使い慣れた注文の形を用意しておくことが、システムを使ってもらうための前提になります。

なお、今回紹介した通りecbeingは展示会受注システムの構築実績もあります。どのようなシステムを構築可能か、考えていることが実現できるのかなど気になる方は当社までお気軽にご相談ください。

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