【アパレル業界必見】展示会受注業務はシステム化すべき？
システム導入のメリットについて導入事例を交えて解説！

アパレル業界特有の商習慣「展示会」とは？

まず、展示会の概要から確認していきましょう。

展示会（販売会）とは

展示会は、主にアパレル業界で見られるイベントで、ファッション業界の関係者やメディアを読んで新商品のお披露目を行う場です。アパレル業界においては、春夏、秋冬の年2回開催されるのが一般的です。展示会では、展示されている商品をその場で購入することはできないものの、顧客向けにその場で注文を受ける商談の場としての側面も持っています。近年では、コロナ禍の影響もあってオンライン上で展示会を開催する企業もあります。

展示会の種類

展示会は、大きく分けて主催展示会と合同展示会の2種類に分けられます。主催展示会は1社が単独で行う展示会のことで、合同展示会はその名の通り、複数のアパレル企業がそれぞれブースを出展する展示会のことです。

展示会の目的

展示会を開催する主な目的としては、以下の3点が挙げられます。

・新商品のプロモーション
展示会は、新商品を広く知ってもらうためのひとつの手段です。展示会で新商品がどれだけ受注されたのかという情報をもとに、その後の販売計画を立てる企業も少なくありません。

・新規顧客の獲得
また、展示会は新規顧客獲得の場でもあります。特に合同展示会においては自社のことを知らない企業が訪れることも多いため、展示会に参加することでこれまでに取引のなかった企業から知ってもらえる機会にもなりえるのです。

・既存顧客との関係強化
展示会には多くの既存の取引先も参加するため、直接面と向かってコミュニケーションを取り、展示会で新商品の感想などを聞くことで、関係強化も期待できます。

展示会における受注の課題

アパレル業界などにおいて、重要な役割を果たしている展示会ですが、展示会での受注業務についてはまだまだ非効率だと言わざるを得ません。

アナログな展示会の受注業務

先述の通り、展示会はアパレル業界において、店舗販売やECと並んで重要な販路の一つですが、展示会での受注をアナログで行っている企業も少なくありません。

展示会の場で受けた注文はメモに残しておき、会社に戻ってから受注の処理を行うケースや、手書きの注文をFAXで受け取るケースなども珍しくなく、そのアナログな業務が担当者にとって大きな負担となっています。また、紙の場合は単に処理に時間がかかるだけでなく、手書きの文字が読み取れなかったり、紙を紛失してしまったりなどの人為的なミスが発生するリスクも高まります。

展示会受注システムを導入するメリット

こうした問題を解決してくれるのが、展示会受注システムです。展示会受注システムを導入するメリットとしては、主に以下のような点が挙げられます。

業務の効率化

システム導入の最大のメリットとなるのは、業務の効率化です。
先述の通り、アナログでの受注は極めて非効率で、担当者にかかる負担は大きくなってしまいます。受注システムを導入し、展示会の場で受注できるようにすれば、受注の業務を気軽にできるようになり、かかる時間も短縮されます。受注のミスも減り、より効率的に受注業務を行えるようになるでしょう。

受注データを活用して販売計画を立てられる

受注業務をシステム化することで、展示会での受注内容について、細かく分析ができるようになる点も大きなメリットです。どの企業からどれだけ受注があったのか、どの商品が特に人気があるのかなどのデータを簡単に収集して分析できるようになるため、こうしたデータ分析の結果を今後の販売計画に活用することができます。また、展示会での内容を細かく分析して販売計画を立てることで、販売計画の精度をより高めることも可能です。

利便性の向上により取引先の負荷の軽減にも

受注システムを導入すれば、顧客が商品の画像や詳細情報を見ながら注文したり、在庫を照会したりできるようになります。注文する取引先から見ても利便性が向上するため、顧客満足度の向上も見込めるでしょう。また、受注システムなら電話やFAXでの注文と異なり、24時間365日受け付けられるため、取引先は好きなときに注文ができるようになります。

展示会受注システムの導入事例

続いて、弊社ecbeingのBtoB ECで展示会受注システムを構築して業務改善を実現した企業の事例をご紹介します。

株式会社コロンビアスポーツウェアジャパン

株式会社コロンビアスポーツウェアジャパンは、アメリカのアウトドアブランド「Columbia（コロンビア）」の日本での事業展開を担っている会社です。

同社は年に2回展示会に出展し、商品のプレオーダーをとっています。従来は展示会での受注について、紙のカタログを提供していましたが、展示会の最中に仕様が変更されたり、生産中止になってしまったりすることもあったため、デジタルカタログに変更することに。ただ、デジタルカタログを使っていても、受注業務では手書きのFAXやExcelのオーダーシートを使っており、効率的とは言えない状況でした。そこで、受注から出荷までをまとめて行えるシステムの構築を決意。

これにより業務効率は大幅に改善されました。在庫を見ながら商品を注文できるようになったため、取引先から在庫確認の電話やメールが来ることも減り、問い合わせ対応のコストも削減されたといいます。

なお、本事例については、以下の記事で詳しく紹介しています。展示会受注システムの導入を検討している方はぜひご確認ください。

コロンビアが展示会受注をBtoB ECでDX化し業務効率を大幅改善

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展示会受注システム導入において注意すべきポイント

最後に、展示会受注システムを導入するにあたって注意しておきたいポイントを3つご紹介します。

操作性

取引先にもシステムを利用してもらうことになるため、使いやすさは極めて重要です。
システムを導入したところで、操作性が悪いシステムだと取引先からの不満がたまってしまうでしょう。また、自社の担当者も扱うため、操作が複雑すぎて十分に活用できなければ、システム導入による効率化は見込めません。導入前に現場の担当者などに実際に触ってもらい、使い心地を試すことが重要です。

アパレル業界特有の商習慣に対応しているか

ひとえに受注システムと言っても、さまざまな種類があります。アパレル業界では、取引先ごとに取引条件や支払い方法がバラバラというケースも珍しくないため、こうした商習慣に対応できるシステムを選ぶ必要があります。また、展示会においては、PCの持ち込みが難しいケースも珍しくありません。PCがなくともスマホやタブレットなどから受注ができるシステムが望ましいでしょう。

弊社ecbeingのシステム「ecbeing BtoB」は展示会受注システムの構築が可能なだけではなく、柔軟なカスタマイズにより業界の商習慣から各社固有の要件まで対応が可能です。
展示会受注システムの構築をご検討されている方はぜひ一度ご相談ください。

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サポート体制の充実度合い

システム導入の際は、ベンダーのサポート体制についても事前に確認しておくべきです。普段から問い合わせに対して迅速に対応してもらえるかはもちろん、期間が限られている展示会では、問題発生時により迅速な対応が求められます。具体的にどういう体制でサポートをしているのか、事前に担当者としっかりとコミュニケーションを取り、サポート体制に問題がないか確認しておきましょう。

弊社ecbeingは、国内業界最大級のサポート体制を備え、24時間365日の有人監視体制をとっており、スピーディーな対応がおこなえるようになっています。
サポート体制やセキュリティ対策、製品の特長などはこちらをご確認ください。

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まとめ

展示会は新商品をアピールし、新規顧客を開拓できる重要なイベントですが、展示会における受注業務はアナログなところも多いのが現状です。展示会での受注をFAXや電話などのアナログな手段で行うのは極めて非効率であり、担当者には大きな負担がかかるだけでなく、人為的なミスも起きやすくなります。展示会の受注を効率よく行いたいなら、受注システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。受注システムを導入すれば、効率が改善されるだけでなく、展示会の受注データを集めて分析することもできます。

なお、今回紹介した通りecbeingは展示会受注システムの構築実績もあります。どのようなシステムを構築可能か、考えていることが実現できるのかなど気になる方は当社までお気軽にご相談ください。

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