課題解決例

基幹システムと自動連携し受注入力業務を効率化したい

ECサイトと基幹システムをAPI・CSV連携し、受注データの手入力を不要にして業務ミスと工数を削減します。

BtoBサイトを導入しても、受けた注文を基幹システムへ手作業で入力し直していては、業務の手間は大きく変わりません。基幹システムとの連携は、BtoBサイトの効果を最大限に引き出すための重要なポイントです。ここでは、基幹システムの種類や社内の運用に合わせた連携方式の選び方から、データの変換、トラブル時の備えまで、受注データの手入力をなくすための連携の考え方をご紹介します。

課題・背景

BtoBサイト上の受注情報を基幹システムに手入力している
手入力による転記ミスや入力漏れが発生する
BtoBサイトと基幹システムでデータを二重に管理している
基幹システムの仕様上、連携が難しいと感じている

基幹システムとBtoBサイトが自動連携できておらず、BtoBサイトで受けた注文を改めて基幹システムに手入力していたため、工数が多くかかっていました。

せっかく得意先にWEBで注文してもらえるようになっても、社内では注文データを印刷したり画面を見比べたりしながら、基幹システムへ一件ずつ入力し直す作業が残っていました。注文件数が増えるほど入力の負荷も大きくなり、BtoBサイトを導入した効果を十分に実感できない状態でした。

人の手で転記する以上、品番や数量の打ち間違い、入力漏れといったミスを完全に防ぐことはできません。転記ミスは誤出荷や請求の誤りにつながり、発覚後の訂正にも手間がかかります。

また、商品情報や得意先情報、価格などを、BtoBサイトと基幹システムのそれぞれで登録・更新していたため、同じデータを二重に管理する状態になっていました。どちらか一方の更新が漏れると、サイト上の情報と実際の取引条件が食い違う原因にもなります。

一方で、長年使い続けている基幹システムや、自社向けに独自に作り込んだ基幹システムの場合、「外部のシステムとつなぐのは難しいのではないか」「基幹システム側に大きな改修が必要になるのではないか」と、連携に踏み切れないケースも少なくありません。

ecbeingが構築したシステムの特徴

基幹システムとBtoBサイトを自動連携
基幹システムや運用に合わせて選べる連携方式
コード体系の違いを吸収するデータ変換
連携エラーの検知と基幹システム入れ替えへの備え

国内外問わず数多くの基幹システムと様々な方法で連携した実績により、その知見を活用することで要件に合わせて基幹システムとBtoBサイトの繋ぎ込みを行うことができます。

基幹システムや運用に合わせて選べる連携方式

基幹システムとの連携方法は、ひとつではありません。基幹システムが外部との接続口（API）を備えていれば、APIで注文データをリアルタイムに連携できます。APIがない場合でも、CSVなどのファイルを一定の間隔でやり取りする方法で連携が可能です。

リアルタイムで連携すべきデータと、一日数回まとめて連携すれば十分なデータを見極め、基幹システムの仕様や社内の業務の流れに合わせて方式とタイミングを組み合わせることで、基幹システム側の改修を最小限に抑えながら連携を実現できます。

コード体系の違いを吸収するデータ変換

BtoBサイトと基幹システムでは、商品コードや得意先コード、販売単位（個・ケース・箱など）の持ち方が異なることがよくあります。連携の際にこうした違いを変換する仕組みを設けることで、基幹システムのデータの持ち方を変えずに、BtoBサイトの受注データをそのまま取り込めるようにします。得意先には分かりやすい形で注文してもらいながら、社内では基幹システムの形式でデータを扱えます。