ヤンマーエネルギーシステムが全国に分散していた部品受発注を本社に集約し、自動化
ecbeingを“ハブ”として複数の基幹システムと連携した新たな受注フロー

ヤンマーエネルギーシステム株式会社は、ヤンマーグループにおいてエネルギーシステム事業全般を担っており、空調システムや発電システムなどの開発・製造・販売・保守サービスを通じて、安定した電力インフラや省エネルギーな社会の実現に貢献しています。

同社は、これまで全国の各支社・支店で行っていたサービスパーツの受発注業務を本社に集約し、ガバナンス強化と業務効率化を図る全社的なプロジェクトを推進。その一環として、新たにサービスパーツ専門BtoB ECサイト「ENEFF-Y（エネフィー）」を構築しました。 今回は、既存の基幹システムと連携させた独自の受注フロー構築の背景や、導入による自動化の効果、そして今後の展望について、プロジェクトを推進されたご担当者様にお話を伺いました。

ヤンマーエネルギーシステム株式会社　基本情報

＜社名＞
ヤンマーエネルギーシステム株式会社
＜設立＞
2003年
＜資本金＞
9,000万円
＜事業内容＞
取扱品目の開発・製造、販売、施工、メンテナンス、運用・支援
・空調システム（ガスヒートポンプエアコン）
・発電システム（非常用発電装置、常用・コージェネレーション）
・駆動システム（ポンプ・作業機等駆動用）
・バイオガス発電システム（バイオガスコージェネレーション）
・太陽光発電システム ・遠隔監視システム

「ENEFF-Y（エネフィー）」トップページ

全社的な業務集約とECサイト構築の背景

今回、BtoB ECサイトを導入されるに至った経緯や、抱えていた課題についてお聞かせください。

従来のサービスパーツ受発注業務は全国の支社や支店で行っていました。お客様と距離が近いというメリットがある一方で、法改正などによるお問合せの電話やFAX及びメールなど様々な方法で連絡を受けていたこともあり、販売やサービスの水準が拠点ごとにバラバラになってしまったり、業務が属人化してしまうといった課題がありました。
そこで、ガバナンスを強化し、業務を標準化するために、専門組織を設置し業務を本社に集約するという全社的な経営方針が立ち上がりました。
メンバーの異動などもありましたので、今いる限られたメンバーで受注業務を効率化する必要もあり、それらを実現するためのツールの一つとして、ECサイトの導入を目指しました。ECサイトでは 取引先からの問合わせ対応、見積作成、受注などをカバーしていく構想を立てました。

また、特約店など、継続取引先以外にも新規のお客様が増加したため、その受け皿としての役割や決済手段の多角化への対応もECサイトに期待していました。

今回のECサイト構築にあたり、数ある中からecbeingを選んでいただいた理由を教えてください。

まずは企業規模および財務面や、パッケージ商品としての信頼性、操作性、セキュリティ、バックアップ体制を評価しました。
機能面では、パッケージ商品内の標準機能としてできることが多く、弊社の受注フローに合わせるためのカスタマイズを最小限に抑えられた点に魅力を感じました。さらにサポート体制にも重点を置き、運用後のトラブル時においても迅速に対応していただけるという点を評価しています。

また、弊社のサービスパーツは数百万点に及ぶため、EC側に商品マスタを持たせることが難しいという独自の要件がありました。既存のEDIパーツカタログサイトでサービスパーツを選択し、ECのカートに連携するという仕組みを柔軟に実現できるのはecbeingさんだけだろうと考えたのが大きな決め手です。

既存システムを連携させた独自の受注フローと自動化

業務の効率化が構築の目的としてありましたが、従来の受注フローではどのような負荷が発生していたのでしょうか？

従来は、お客様からFAXやメールで「この部品が欲しい」という内容を把握するために、やり取りが多く発生していました。例えば、パーツカタログの図面に印をつけてご依頼いただき、それに対して弊社が追加情報を確認して見積回答する等です。その後、お客様から正式な注文書をいただき、担当者が基幹システムへ手入力して手配をかけ、出荷予定日をご連絡し、最後に帳票発行（納品書・請求書）をお送りする……という、社内と顧客ともに非常に手間と時間のかかるアナログなフローでした。

そのアナログなフローを解消するために、今回は既存のパーツカタログサイト「YDS」と顧客管理システム、そして基幹システムを“ecbeingがハブ”として連携する形で構築しましたが、このフローはどのように構想しましたか？

弊社には「空調製品」と「発電製品」があり、それぞれ特性が異なります。
空調製品は汎用性が高く、案件ごとに仕様が変わることがほぼありません。そのため営業担当を介さずに見積もり回答から注文まで全自動で完結する仕組みを目指しました。ecbeingと連携しているEDIパーツカタログサイトにてパーツカタログリストより選択しカートに入れると、連携している基幹システムで価格を自動で算出し、見積情報などを「 ENEFF-Y」上で確認できるようになっています。
それにより、今まで発生していたFAXやメールでの見積依頼やその回答、発注依頼などが不要になりました。FAXやメールでの見積依頼や受注依頼ですとどうしてもレスポンスが遅くなってしまうため、お客様のダウンタイムの低減や、社内レスポンスの効率化を目指して構築しています。

受注フローの変化イメージ

EDIパーツカタログサイトにおけるサービスパーツ購入イメージ

一方、発電製品は「一物件一仕様」と呼ばれるような標準仕様ではないカスタマイズ製品が多く、パーツカタログに掲載されていない部品もあるため、自動回答が困難です。そのため、一度基幹システムで価格を出した後、顧客管理システムに連携させ、社内の担当者が内容を精査してからお客様に見積回答 するというフローにしました。

空調製品をほぼ全自動化できたことで、汎用性が低く手間のかかる発電系の方に、人やシステムのリソースを集中させ、最適化できるようになりました。商品マスタはEC側ではなく基幹システム側で持ち、そこで顧客ごとの価格の出し分けなどを制御する仕組みも予定通り実現できています。

パーツカタログサイトと基幹システムは同じグループの別会社が開発・管理されていますが、連携にあたり苦労はありましたでしょうか？

グループ会社であるヤンマー情報システムサービスやヤンマーグローバルCSなど複数のグループ会社との連携が必要でした。運用面でシステム自体を使うことはありましたが仕様を理解していたわけではなかったため、そのあたりは進め方を模索した部分ではあります。しかし要所でecbeingさんから「こういうことができるのではないか」と提案をいただけたことで、結果、より良い最適解を出すことができました。スピード感をもって回答いただけたのも非常にありがたかったです。

このように大きく業務フローが変わることへの社内外の抵抗や、導入を進める上での工夫はありましたか？

ECサイトの導入はあくまで「社内改革の一つ」として位置づけていました。事前に全国会議での方針説明や、お客様への個別訪問など丁寧な周知活動を行いました。また、経営層がしっかりバックアップしてくれたこともあり、社内の抵抗は想定より少なくスムーズに進めることができました。
お客様に対しては、これまでEDIパーツカタログサイトでは扱っていなかったオイルや電装品、バッテリーなどもECから注文できるようになることや、キャッシュレス決済への対応など、新たな利便性の向上をアピールしています。

導入後の具体的な効果について教えてください。

まだお客様への展開を進めている段階ではありますが、顧客訪問時にご案内するとお客様からは見積の即時回答やアウトプット、これまで提供できなかった商品の提供など、人を介さずに価格や在庫の確認がサイト内で自己解決できる点にメリットを感じていただきました。また実際に使用いただいた方からも「レスポンスが早くなった」と好評をいただいています。 この度新たにキャッシュレス決済も導入していますので、その点もかなり反響がありました。
社内的にも、見積回答や在庫照会などの自動化が進んだことで、受発注以外のコア業務に集中できるようになりました。今までカタログサイトやメールを行き来しながらおこなっていたところが削減されたので効率化されていると感じます。EC単体の効果ではないのですが、業務効率が約20%向上しているという成果も出ています。現状のEC化率はまだまだこれからですが、ゆくゆくは年間受注額の3割をECサイトでカバーすることを目標にしています。

今後の展望について

今後ecbeingを活用して取り組んでいかれたい展望をお聞かせください。

次のフェーズとして、現在別システムで管理している帳票類を、ECサイト上で一元的に見られるように統合したいと考えています。さらに将来的には、部品名称などの問い合わせベースでの見積もりや注文に対しても、AIなどを活用した自動化を進めていく構想です。
世代交代が進む中で、お客様のITリテラシーも高まっていきます。正確な情報を引き取り、分析し、手配できる利便性の高い環境を提供することで、お客様とのコンタクトの拡大につなげていきたいと考えています。

最後に、BtoB ECサイト構築を検討している方へ一言お願いします。

業務効率化という内向きの目的を第一に考える企業様が多いと思いますが、社内業務が効率化されることは、結果的にお客様の業務工数削減や、納期・レスポンスの短縮につながり、顧客サービスの向上につながります。
DX化を考える際にはECの構築は一つ大きな選択肢になると思います。また、自社に知見がない中で進める場合、パッケージ商品の信頼性や、実現可能な範囲を最大化する提案をしてくれるパートナー選びが重要です。その点今回はecbeingさんとタッグを組めて良かったと感じています。