BtoB取引の受発注業務の効率化を成功させるには？

業務の流れ、起きやすい問題…業務省力化のために抑えるべきポイントをご紹介！

受注業務

・見積書の作成
発注元から依頼のあった見積を書面として発行する業務です。

・発注受付
取引先からの発注を受け付ける業務です。これまでは電話やFAXなどアナログでの受付が多かったですが、業務を省力化させるためにデジタルにシフトする企業が増えています。

・受注情報の登録
取引先から発注があった際に発生する、受注情報を受注伝票に記載すること、手入力で基幹システムに記録する業務です。

・受注伝票の作成・送付
取引先と契約条件等が合意し、発注を受け付けたことを証明する受注伝票を発行します。

・納品
発注先に提示した納期に間に合うように商品・サービスを取引先に発送・納品する業務です。納品時は商品の発送だけではなく、運送業者や社内の物流担当に向けて出荷指示を出す、取引先が納品物の確認をできるように納品書を発行するといった業務が発生します。

・請求業務
基本的には請求書を送付しない限りは代金が支払われないため、取引先から受領書を受け取ったら請求書の発行・送付を行う必要があります。
また取引先からの入金があった後は、代金を受け取ったことを証明する領収書の発行も行わなければなりません。

アナログ対応で発生しやすい受発注業務の問題

前述の通り、受発注システムやECサイトを用いてBtoB取引をデジタルシフトさせていく動きが広がっています。その理由として、従来の電話やFAXといったアナログな受発注対応では業務対応が非効率的になってしまうという課題がありました。
ここからは、アナログな受発注業務で発生しやすい問題についてご紹介します。問題ごとに、BtoB ECを活用して業務を効率化・省力化させた事例も紹介しますので併せてご覧ください。

・業務工数が増える
電話やFAXといったアナログな受発注業務は、受注側にとっては電話応対や、FAX内容の確認、手動での受注情報の登録といった業務を対応するという点で負荷がかかります。また発注側にとっても、限られた方法で発注作業を行わなければならいというデメリットがあります。

『電話やFAXでのアナログ受注をやめて業務を効率化したい』方はこちら

『得意先が簡単に発注できる仕組みにしたい』方はこちら


・ミスが発生する
アナログの受注対応では電話の聞き間違いやFAXの読み間違い、受注情報登録時の入力間違いといったミスが発生する可能性があります。ミスが起きた場合は、修正作業や確認作業を行わなければなりませんので、本来であれば不要な業務が発生するというリスクがあります。

『基幹システムとBtoBサイトを自動連携させ、受注情報の基幹システムへの入力業務を効率化したい』方はこちら


・見積発行や問い合わせ対応に工数がかかる
アナログでの受注対応をする場合、見積の発行は取引先からの依頼があった後に作業を行うという方法を採る必要があります。また、取引先が気になる商品やサービスの納期や在庫数などに関する問い合わせも発生するので、これらの業務対応に時間を割かれることになってしまいます。

『手間のかかる見積もり発行業務をなくしたい』方はこちら

『在庫や納期など商品に関する問い合わせを減らしたい』方はこちら


・部署間の連携が円滑に行えない
取引時は営業・販売の担当だけではなく、倉庫・物流、経理といった複数の部署を跨いだ対応が必要です。しかし、アナログ受注ではリアルタイムでの情報共有ができないため、部署間の連携を円滑に行うことが難しくなります。

業務改善ならびに効率化の進め方

受発注業務に関して課題は感じているものの、改善や効率化の進め方が分からないという方も多いのではないでしょうか。ここからは、課題を解決しながら業務の改善や効率化を進める方法をご紹介します。

・業務の流れを見直す
初めに、受発注業務全体の流れを見直して改善が必要なポイントを明確にしましょう。見直しをする中で少しでも引っかかる点があれば、改善を検討した方が良いかもしれません。また見直しを行う際は、一つの業務にて現状割かれる時間・工数・人数など数値を出し、省力化できる業務を洗い出していけば検討を進めやすくなります。

・システムの導入
受発注業務を効率化させる方法の一つに、ECシステムや受発注システムの導入があります。これらのシステムを導入することで、業務の自動化やリアルタイムでの情報共有などを実現させながら業務改善・効率化を推し進めることが可能です。

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・業務のアウトソーシング
もう一つ、受発注業務の中で負荷のかかる箇所をアウトソーシングして省力化させるというやり方もあります。アウトソーシングを行うことは従業員をコア業務にシフトしやすくなるというメリットがありますが、業務を外部に委託することになるのでノウハウを蓄積できない、リアルタイムでの状況確認ができないなどのデメリットも生じます。

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