受発注業務のフローと効率化を実現する4つの方法！
具体的な手法も含めて解説！

受発注業務とは

受発注業務とは、商品やサービスを提供する企業と、それを購入する顧客との間で行われる注文管理から納品までの一連のプロセス全体を指します。受発注業務には、顧客からの注文受付や注文内容の確認、在庫管理、出荷手配、納品スケジュールの調整、請求書の発行、さらに支払い処理まで、さまざまな業務が含まれます。こうした受発注業務は、企業が顧客に商品やサービスを円滑に提供するための基盤となる重要な役割を担っています。

受注業務とは

受注業務とは、受発注業務の中でお客様や取引先から注文を受け付け、内容の確認やシステムへの登録、納期の調整などを行う一連の業務を指します。受発注業務の中核となるプロセスであり、正確かつ迅速な対応が顧客満足度の向上や信頼関係の構築につながります。

発注業務とは

発注業務は、受発注業務において自社が必要とする商品や原材料、サービスなどを仕入先や協力会社に注文する業務です。発注内容の決定から、注文書の作成・送付、納期管理、在庫の調整までを含み、受発注業務全体の効率化やコスト削減を図る上で重要な役割を担っています。

受発注業務のフロー

受発注業務は、一般的に以下の5つのフローで進行します。

• �@ 注文受付
  受発注業務の最初のステップとして、顧客からの注文を受け付け、システムに正確に記録します。
• �A 注文確認
  受注内容を精査し、在庫状況を確認したうえで、顧客に注文内容の確認通知を送付します。受発注業務においてミスを防ぐ重要な工程です。
• �B 出荷手配
  在庫がある場合は速やかに出荷準備を行い、在庫が不足している場合は生産や仕入れの発注処理を進めます。受発注業務の効率化が問われる場面です。
• �C 納品
  商品を顧客へ納品し、必要に応じて設置や操作指導などのフォローも行います。受発注業務の中で顧客満足度に直結する重要なフェーズです。
• �D 請求と支払い
  納品後には請求書を発行し、顧客からの入金や支払い管理を実施します。受発注業務の最終工程として、適切な債権管理が求められます。

このように、受発注業務は注文受付から支払い管理まで一貫したプロセスで構成されており、各工程の正確な対応が業務全体の効率化と顧客満足につながります。

受発注業務の役割とビジネスにおける重要性

受発注業務は、ビジネスの成長や持続的な発展を支える上で非常に重要な役割を担っています。正確かつ迅速な受発注業務のプロセスを構築することで、顧客満足度の向上が実現し、リピート注文や口コミによる新規顧客の獲得へとつながります。
さらに、効率的な受発注業務は、在庫コストの削減やキャッシュフローの改善、そしてエラーやミスの発生率の低下といった運用コストの最適化にも大きく貢献します。受発注業務を適切に管理・運用することで、ビジネス全体の品質や効率性を維持しつつ、顧客の期待に的確に応えることができるため、市場での競争力強化にもつながります。
このように、受発注業務は企業活動の根幹を支える重要なプロセスであり、継続的な改善と最適化がビジネスの成功には欠かせません。

受発注業務を効率的におこなうために把握しておくべきこと

受発注業務は、先述の通り企業活動をおこなう上で欠かせない業務です。ここでは、その受発注業務を効率的におこなうために把握しておくべき情報をお伝えします。

受発注業務の標準手順

まず、受発注業務の標準的な手順を把握しておくことが重要です。すでにご存じの方も多いかもしれませんが、基本を再確認しておきましょう。
受発注業務には企業ごとに多少の違いはあるものの、共通する一連の標準フローが存在します。具体的には、顧客のニーズを正確に把握するための注文受付から始まり、注文内容の確認・検証、在庫管理、出荷スケジュールの調整、納品指示、そして請求処理と支払い管理までが受発注業務に含まれます。これらの手順を標準化することで、受発注業務全体の流れを統一し、ミスやトラブルの発生を最小限に抑え、業務効率を大幅に向上させることができます。
また、標準化された受発注業務の手順は、顧客体験の向上にも直結します。さらに、人員の増減や担当者の変更があった場合でも、誰もが同じ手順に従って業務を遂行できるため、サービス品質を維持しやすくなります。受発注業務の標準化は、安定したビジネス運営と顧客満足度の向上を実現するための基盤となります。

受発注のサイクルタイム

次に、受発注のサイクルタイムです。

受発注業務におけるサイクルタイムとは、顧客が注文を行ってから、その注文がすべて処理され商品が納品されるまでの全期間を指します。この受発注サイクルタイムには、注文の受領・処理、在庫のピッキング、梱包、出荷、配送、そして最終的な顧客への納品までのすべての工程が含まれます。受発注業務のサイクルタイムを短縮することで、顧客満足度の向上だけでなく、在庫回転率の改善や業務効率化にもつながり、結果として企業の収益性向上に大きく貢献します。そのため、受発注業務におけるサイクルタイムの短縮は、企業が継続的に取り組むべき重要な指標となっています。

受発注業務の多様性と複雑さ

最後に、受発注業務の多様性と複雑さについても考慮しておく必要があります。

受発注業務は、ビジネスの規模や業種、取り扱う商品の種類、そして顧客のニーズによってその内容や運用方法が大きく異なります。たとえば、小売業界では日々大量の注文を迅速かつ正確に処理する必要があり、製造業界では顧客ごとにカスタマイズされた注文に対応するため、より細かな調整が求められます。また、国際貿易を行う企業の受発注業務では、各国の法規制や税関手続き、配送ルートの最適化など、追加の複雑なプロセスを管理する必要があります。このような多様性や複雑さを理解し、それぞれに最適な運用を行うことが、受発注業務を効果的に進めるための重要なポイントです。

アナログな受発注業務の課題

受発注業務にはさまざまな課題が存在します。事前にこれらの課題を把握しておくことで、適切な対策を講じやすくなります。ここでは、特にアナログな受発注業務で発生しやすい3つの主要な課題についてご紹介します。

管理の難しさと処理の遅延

受発注業務は、多くの場合、社内の複数部門や外部のサプライヤーとの連携が不可欠となります。そのため、受発注業務全体のプロセス管理が複雑化しやすい点が課題です。各工程で情報がリアルタイムで共有されない場合や、部門間・取引先とのコミュニケーションが不足している場合、受発注業務の処理が遅延することがよくあります。このような遅延は、納期の遅れや顧客満足度の低下、最悪の場合は注文のキャンセルといった問題を引き起こします。結果として、通常の受発注業務に加えてキャンセル対応などの追加業務が発生し、受発注サイクル全体の効率が大幅に低下してしまい、ビジネスの運営に大きな支障をきたす恐れがあります。

エラーの発生とその影響

受発注業務において発生するエラーには、誤った商品の出荷や数量の不一致、誤配送などさまざまな種類があります。こうしたエラーが発生すると、再出荷や返品対応など非効率な作業が増え、追加の運送コストや人件費が発生するため、企業の利益を圧迫します。また、受発注業務でのミスは顧客満足度の低下や信頼の損失につながり、ブランドイメージの悪化を招くリスクも高まります。最終的には、将来的なビジネスチャンスの損失という形で、企業の成長を阻害する原因となる可能性があります。

コストと工数の増大

アナログ運用による受発注業務は、余分なコストや作業工数の増加といった無駄を生み出してしまいます。手作業でのデータ入力は、受発注業務における在庫管理に多大な工数を要するだけでなく、入力ミスや情報の齟齬といったリスクも高まります。また、受発注業務における在庫管理のミスが余剰在庫を生み出し、キャッシュフローを圧迫する要因となることも少なくありません。これにより、企業はビジネスの柔軟性を失い、市場の変化への迅速な対応力が低下してしまいます。時間やコストの無駄が蓄積されることで、受発注業務の非効率が企業の中長期的な成長や成功を妨げるリスクとなります。

受発注業務の4つの改善策

1. 事例や統計に基づく改善

まず、事例や統計データを活用した受発注業務の改善です。実際の事例や業界の統計データを参照することで、現在の受発注業務の課題や改善の必要性を明確にできます。また、同じような課題を持つ他社の成功事例から、効果的な改善策を学ぶことも可能です。さらに、パフォーマンス指標やベンチマークを使って現状を定量的に評価し、改善の進捗や効果を測定できます。こうしたデータは経営陣やステークホルダーへの説得材料にもなり、受発注業務改善への投資の正当性を説明する根拠としても役立ちます。事例とデータに基づいたアプローチは、具体的な改善策の選定や実行を進めるうえで非常に信頼性が高い方法です。

2. ワークフローの最適化

次に、受発注業務のワークフローを見直し、最適化することも重要です。プロセスの各ステップを合理化することで、受発注業務全体の効率を向上させることができます。タスクの優先順位づけや不要な工程の削除、明確なガイドラインの設定を行うことで、作業負荷を軽減し、従業員がより付加価値の高い業務に集中できるようになります。また、部門間の連携や全社的なコミュニケーションを促進することで、受発注業務の透明性と一貫性も高めることができます。

3. 業務のアウトソーシング

3つ目の改善策は、受発注業務の一部をアウトソーシングする方法です。業務の負担が大きい部分を外部に委託することで、社内リソースをコア業務に集中させることができます。ただし、アウトソーシングには、ノウハウの社内蓄積が難しいことや、業務の進捗をリアルタイムで把握しづらいといったデメリットもあるため、委託範囲やパートナー選びには注意が必要です。

システム導入による受発注業務の改善

最後に、受発注業務を手作業によるアナログ運用から、システム化によって効率化する方法があります。受発注システムを導入することで、注文受付や在庫管理、出荷手配などの一部作業を自動化でき、入力ミスや処理の遅延を大幅に減らすことが可能です。
システム化を成功させるためには、まず受発注業務プロセスの各段階を詳細に分析し、ボトルネックや非効率なポイントを特定することが重要です。そして、これらの課題を解決できる受発注システム（例：BtoB ECサイトやEDIシステムなど）の導入を検討しましょう。受発注業務のシステム化は、業務全体の効率化と正確性の向上に大きく貢献します。

受発注システムの導入事例

ここでは、受発注システムを導入することにより受発注業務の効率化に成功した事例をご紹介します。

ネグロス電工株式会社

電気・空衛設備資材の製品開発・製造・販売するネグロス電工様は、受発注システムの導入までは電話・FAXで注文を受け付けていました。また、注文以外の在庫や製品に関する問い合わせも多く社内業務としては相当の負荷となっていました。
社内業務負荷の軽減だけではなく、営業時間外でもお客様のタイミングで在庫確認ができ、休日でも注文を受け付けることができるようしたいという考えのもと、ecbeingが提供する受発注システム『ecbeing BtoB』を導入するに至りました。
ネグロス電工様が構築したサイトは、お客様ごとにBtoBサイト内の表示を変えられるようになっており、お客様側にもメリットが生まれる形になっています。導入後は、1日に200件ほどのEC注文で利用者も増加傾向にあります。

＼ネグロス電工様の成功事例について詳しくはこちら／
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株式会社ソーキ

世の中の様々なものを測るための計測機器・計量器のレンタルを行うソーキ様は、注文受付の間口を広げるためにレンタル製品の受注業務をWEBでもおこなえるクローズド型のBtoB ECサイトを『ecbeing BtoB』で新規に立ち上げました。
長期にわたってご利用いただくお客様もいる中で、消耗品が足りなくなり追加したいお客様のために後から再注文しやすくすることや、以前と同じ内容で注文する際に簡易的にできるようにすることを目的にリピート注文機能を導入しています。
また、ソーキ様の業務時間外であっても在庫の有無や値段を確認したいといったお客様のお声にも応えることができるサイトとしても活用されています。

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株式会社ダルトン

1988年創業のインテリア雑貨メーカーであるダルトン様は、お客様からの発注処理や自社の受注業務を同時にスムーズに行うために、ecbeingでBtoB ECサイトの立ち上げを行いました。
BtoB ECサイトの構築前はFAXやメールで注文が入り、一つひとつ対応をしていました。なかには電話で注文をしてくるお客様もおり、聞き間違いによるミスが発生する可能性もありました。
BtoBサイト構築後は、お客様から自社倉庫へ直接注文が入るため、窓口業務の作業軽減や業務効率化が実現しています。

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進む受発注業務のデジタル化推進

受発注業務の効率化の方法は複数ありますが、政府は受発注業務のデジタル化を推進しています。 2018年にはBtoB市場でのEC化率は30.2%だったものが、2022年には37.5%まで伸長しています。
2023年までの目標と定められていた導入率50%への到達は見込めていませんが、導入率は右肩上がりに推移してきており、今後も増加することが予想されます。

参考：出典：経済産業省 商務情報政策局 情報経済課（2024）　令和5年度 電子商取引に関する市場調査 報告書

BtoB取引に特化した機能を多数搭載！ecbeing BtoBとは？

受発注業務の効率化を実現する受発注システムは、近年、独自の商習慣が存在するBtoB取引にも柔軟に対応できる機能が求められています。そうしたBtoB取引に特化した受発注業務システムが「ecbeing BtoB」です。

ecbeing BtoBは、従来手間のかかっていた見積書の作成や受注情報の登録・管理といった受発注業務を自動化し、業務プロセスの効率化と省力化を実現します。これにより、人的ミスの削減や作業時間の短縮が可能となり、企業全体の受発注業務の質が向上します。

さらに、1,600サイト以上のECサイト構築で蓄積したノウハウを活かし、顧客管理や売上分析など“売る”ために必要な多彩な機能も搭載。受発注業務の効率化だけでなく、売上拡大にも貢献できるBtoB専用の受発注システムです。

まとめ

受発注業務を効率化する主な方法としては、事例や統計データに基づく改善、ワークフローの最適化、業務のアウトソーシング、そしてシステム導入による受発注業務の改善の4つが挙げられます。それぞれの方法にはコスト面や効率面で異なるメリットがあります。現在の受発注業務でどの部分が課題となっているのかを見直し、自社にとって最適な効率化手段を検討してみてください。

ecbeingでは、企業ごとの業務内容に最適化した「法人間取引の効率化に特化した受発注システム」をご提案・構築しています。受発注システムには、小口取引先のみを対象とした低コストなシステムから、全取引先とのやり取りを一元管理できるシステムまで、さまざまなパターンがあります。受発注業務のシステム化による効率化をお考えの方は、ぜひ一度ecbeingへご相談ください。貴社のビジネス課題に合わせた最適な受発注業務の効率化をご提案いたします。

企業間取引サイトの構築は構築実績約18年のecbeing BtoB

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