社内受発注（社内取引）業務を受発注システムで効率化！
受発注システムのメリット、導入事例を紹介

社内受発注（社内取引）とは

まず、社内受発注がどのような業務なのかというところから解説していきます。

社内受発注（社内取引）はどんな業務？

社内受発注業務とは、取引先とではなく、社内で受注・発注を行う業務のことです。社内取引と呼ばれることもあります。複数の支店を展開している企業が、できるだけ安く購入するために本部でまとめ買いをしているケースなどでは、支部から本部に発注することになります。これが社内受発注にあたります。

多くの企業が抱えている社内受発注の問題

今でも社内受発注業務をアナログで行っている企業は少なくありません。ここからは、多くの企業が抱えている、アナログな社内受発注業務の問題点を紹介していきます。

アナログな手段で社内受発注業務を行うことによる効率の悪さ

取引先との受発注はシステム化していても、社内受発注を紙や電話などアナログな手段でやり取りしているという企業も少なくありません。アナログのやり取りはさまざまな問題を引き起こします。

例えば、アナログな手段でやり取りをしていれば、自然とヒューマンエラーも発生しやすくなるものです。FAXで届いた発注書の文字が汚れていて読めないというケースもあれば、電話が来るたびに発注の処理を行う必要があり、それ以外の業務を進められないと言った問題も起こりえるでしょう。また、手作業が多ければその分処理に時間もかかってしまいます。発注書の内容に不明点があれば、電話で確認しなければなりません。場合によっては、FAXで送られてきた発注書をもとに外部の業者に発注するためのファイルを作成するといった手間も発生してしまうでしょう。

また、アナログな手段で処理をしていると、属人化に繋がりやすいという問題もあります。属人化が進めば、社員が辞めたり異動になったりするたびに膨大な引き継ぎコストが発生してしまいます。このように、社内の受発注をアナログにしていると、さまざまな面で業務効率が落ちてしまうのです。

社内受発注業務をシステム化して業務効率を上げよう

そこでおすすめしたいのが、社内受発注業務のシステム化です。ここからは、システム化によるメリットを3つ紹介します。

社内受発注業務をシステム化することによるメリット

・ヒューマンエラーの削減
1つ目のメリットはヒューマンエラーの削減です。この記事でも述べた通り、アナログな手段で受発注業務を行っていると、ヒューマンエラーがどうしても発生してしまいます。システム化すれば、申請時に記入ミスや記入漏れなどがあった際にエラーが出るような設定ができるので、申請前に間違いに気づくことができます。

・発注業務の効率化
2つ目に期待されるのが、発注業務のさらなる効率化です。これまでFAXやメール、電話などさまざまな手段で送られてきていた発注書をシステムに一本化すれば、受発注業務の効率は格段に向上します。また、社内発注システムでは、在庫不足を事前に防ぐための通知設定をしたり、未処理となっている発注書を一覧で確認できるようにしたりといったことが可能です。社員がシステムに慣れれば、アナログよりも圧倒的にスピーディーに対応できるようになるため、空いた時間で業務改善に取り組むといったことも可能になるでしょう。

・属人化解消
社内受発注業務をシステム化すれば、全員が同じ手順で発注処理を進められるようになるため、属人化の解消にもつながります。ただ、1点注意が必要なのは、社員がいきなりシステムをうまく使えるわけではない、ということです。システムを導入する際は、社員がそれを使いこなせるようになるためのマニュアルづくりや教育が必要だということは理解しておきましょう。言い換えれば、システムの操作さえわかっていれば誰でも同じことができるようになるので、マニュアルや教育体制さえ準備できれば、以降の研修にかかるコストも抑えられます。

なお、以下の記事では、BtoB ECの受発注システムについて詳しく解説しています。あわせてご参照ください。

受発注システムで効率化！BtoB ECのメリットや選び方を事例も踏まえて徹底解説

記事を読む

社内受発注システム構築の際はecbeingにご相談を

最後にecbeingの社内受発注システム構築事例を紹介します。ecbeingは、社内受発注システムの豊富な構築実績があります。今回はその１例を紹介していきます。

ecbeingによる社内受注システム構築のサポート事例

・ロイヤル株式会社様
外食事業やホテル業、百貨店事業などさまざまな業界で事業を展開しているロイヤルグループのなかで、外食インフラ機能を担っているロイヤル株式会社様。既存の3つのシステムを統合したサイトを構築するにあたり、当社のサービスをご利用いただきました。

�@従来のシステムの状況と抱えていた問題
従来は、クリスマスケーキ専門の受注サイトと社内向けお歳暮・お中元受注サイト、一般客向けオンラインショピングサイトという3つのシステムを構築し運用していました。ただ、社内受注サイトの契約終了にあたり、3つのサイトを統合するというプロジェクトを進めることになりました。従来は管理サイトもバラバラだったことから、運用コストも大きく、3つの管理サイトそれぞれの操作を覚える必要もあり、非効率な運用となっていました。そこで、もともとクリスマスケーキの受注サイトの構築・運用を引き受けていたecbeingが3サイトの統合プロジェクトの提案をすることになり、プロジェクトが始まりました。

�Aecbeingのサービスを利用してどのようにサイト構築をすすめたのか
クリスマスショッピングサイト、社内ポータルサイト、ロイヤルオンラインショッピングという3つの異なるサイトを統合するにあたり、ecbeingとともにまず現状の運用フローの洗い出しを行いました。会計システムは長年の運用を経て極めて複雑化しており、それらをすべて洗い出した上で、8パターンに体系化。体系化舌フローをもとにいかに運用負荷がかけずにすむかという観点で要件定義を進めていきました。

�Bどのようなメリットがあったのか
システム構築の最大の目的は、運用コストの削減でしたが、それ以上の効果が見られています。3つのサイトを統合した「ロイヤルオンラインショッピング」をリニューアルオープンした当月に、売上は前年同月比220%を記録しています。また、新たにクーポンを発行したところ、クーポンを利用されたお客様の販売単価が利用されていないお客様と比べて155%となっており、確かな売上アップが見られています。

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まとめ

社内受発注業務をアナログで行っていると、さまざまな問題が起こりえます。社内発注業務は外部向けのシステムと比べて後回しにされがちですが、社内受注業務のシステム化によって業務効率は大幅に向上する可能性があります。システム構築を検討している方はecbeingまでお気軽にご連絡ください。

企業間取引サイトの構築は構築実績約18年のecbeing BtoB
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