課題解決例

営業時間外の受注に在庫引当をできるようにしたい

営業時間外でも自動で在庫引当・受注確定できる仕組みにより、得意先の離脱と機会損失を防ぎます。

BtoB取引では、「今すぐ在庫を押さえたい」という得意先のニーズに、どれだけ早く応えられるかが取引の継続を左右します。営業時間外の注文が翌営業日の処理になると、その間に在庫を確保できる他社へ注文が流れてしまうこともあります。ここでは、基幹システムの在庫情報と連携し、注文と同時に在庫の引き当てから受注確定までを自動で行う仕組みをご紹介します。

課題・背景

営業時間外の受注対応ができず、すぐに注文したい得意先のニーズに応えられない
得意先から在庫状況が見えず、注文しても確保できるか分からない
翌営業日の朝に在庫引当の作業が集中する
引当の遅れにより在庫の取り合いや欠品回答が発生する

受注対応を電話とFAXのみで行っていたため、営業時間外の注文は翌営業日以降の対応になっていました。そのため、すぐに在庫の引き当てをしてほしい得意先がBtoBサイトを運営している別企業で注文してしまう要因となり、顧客の離脱に繋がっていました。

BtoB取引の得意先は、自社の生産ラインや工事現場、店舗の欠品など、「この日までに必要」という明確な期限を抱えて発注しています。夜間や休日に急な必要が生じたとき、注文しても在庫が確保されたかどうかが翌営業日まで分からない状態では、得意先は安心して発注できません。在庫状況をすぐに確認でき、その場で確保まで完了できる仕入先があれば、そちらを選ぶのは自然なことです。

社内でも、営業時間外に届いた注文は翌営業日の朝にまとめて処理することになります。担当者は始業と同時に、注文内容の確認、在庫の確認、引き当ての処理を順番に進めなければならず、朝の時間帯に作業が集中していました。

さらに、引き当てが翌朝まで行われないと、その間に別の注文や社内の出荷で在庫が減り、先に注文した得意先の分が確保できなくなることがあります。在庫がなくなってから得意先に欠品や納期遅れを連絡することになり、得意先の信頼を損ねる原因にもなっていました。

ecbeingが構築したシステムの特徴

営業時間外の受注にも自動で在庫を引き当て
基幹システムと連携した在庫のリアルタイム表示
自社の運用に合わせた引当ルールの設定
受注確定から出荷準備までをスムーズに連携

BtoBサイトを構築することにより、24時間365日いつでも注文を受け付けることができるようになります。また受注と同時に、注文に対する在庫の引き当てが自動で行われるので、受注の機会損失を減らすことができます。

注文と同時に在庫を自動で引き当て

得意先が注文を確定した時点で、システムが注文に対する在庫の引き当てを自動で行い、受注を確定させます。担当者が出社して処理するのを待つ必要がないため、夜間や休日の注文でも、その時点の在庫で確保が完了します。先に注文した得意先から順に在庫が押さえられるので、翌朝までの間に在庫が他の注文に回ってしまうこともありません。

基幹システムと連携した在庫のリアルタイム表示

基幹システムの在庫情報と連携することで、BtoBサイト上に最新の在庫数を表示できます。得意先は注文前に在庫の有無を確認できるため、「注文したのに確保できなかった」という行き違いを防げます。注文による在庫の増減もすぐに反映されるため、複数の得意先が同じ商品を注文した場合でも、在庫以上に受注してしまうことを抑えられます。

自社の運用に合わせた引当ルールの設定

在庫の引き当て方は、企業によって異なります。複数の倉庫や拠点に在庫がある場合、どの拠点の在庫から優先して引き当てるかなど、自社の運用に合わせたルールで自動引当を行うことで、これまで担当者が判断していた作業をシステムに任せられます。在庫が足りない場合は、注文の時点で得意先に伝わるため、得意先は別の商品や数量を検討するなど、その場で判断できます。