医療機器の受発注システムとは？補充・院内承認と必要機能

医療機器向け受発注システムとは

医療機器向け受発注システムとは、病院・クリニックなどの医療機関と、医療機器メーカー・卸・SPDなどの間で行われる、使用・補充・購入申請・承認・発注・納品をデジタルでつなぐ仕組みです。
一般的なBtoB ECと同じように商品検索や注文を行う機能も必要ですが、医療現場では「いつ、誰が、何を使ったか」「定数を下回ったので何を補充するか」「新規材料を採用してよいか」といった業務が加わります。

「Web注文受付」だけでは業務全体を捉えられない

受発注をデジタル化するときに、病院向けのECサイトを作り、商品を検索してカートから注文できるようにするだけでは、十分でないケースがあります。
医療材料では、すでに院内の棚や倉庫に配置された商品を使用し、その実績をもとに補充する運用があります。また、新しい材料の採用や例外的な購入では、発注前に院内審議や承認が必要になる場合があります。

使用 → 補充 → 在庫 → 申請 → 承認 → 調達

「病院から卸へ注文を送る」だけではなく、この業務全体を見て、どこをデジタル化するかを整理します。

BtoB EC・SPD・基幹システムは役割が異なる

重要なのは、すべてを一つのシステムに集約することではありません。どのデータをどのシステムが正として持ち、どのタイミングで連携するかを決めることが、医療機器の受発注システムの設計では重要です。受発注システム全般の仕組みは「受発注システムとは？メリット・選び方と業種別の比較」、基幹システムとの連携方法は「ECと基幹システムの連携方法」で解説しています。

医療機器では「発注」より「補充」が中心になるケースがある

医療機器・診療材料の中でも、日常的に使用する消耗材では、「必要になったら商品を検索して注文する」という購買より、あらかじめ配置された在庫を使用し、減った分を補う運用が中心になるケースがあります。

定数管理では「使った分を戻す」が基本になる

病棟や手術室などに、商品ごとの定数を設定して在庫を配置している場合、業務の起点は発注ではなく「使用」です。

使用 → 使用実績を登録 → 院内在庫が減少 → 定数との差分を判定 → 補充対象を確定 → SPD・卸などへ補充依頼 → 納品・棚入れ

この場合、利用者が商品カタログを毎回検索して数量を入力するより、バーコードや使用実績を起点に補充データを作るほうが業務に合うことがあります。

預託在庫では「病院に置いてあるが、まだ病院の在庫ではない」場合がある

医療機器では、メーカーや販売業者の資産として医療機関内に商品を配置し、使用されたタイミングを起点に売上や補充へつなげる預託在庫の運用があります。
そのため、システムでは「病院に物があるか」だけでなく、使用実績、所有区分、補充対象、在庫数量などを業務に合わせて整理する必要があります。

参考：厚生労働省の検討会資料「SPDについて」（SPD研究会）では、預託方式を、病院が指定した定数物品をSPD事業者が預託し、定められたサイクルで補充する仕組みとして説明しています。厚生労働省資料を見る

手術器械やデモ機は「貸出」として管理する

医療機器の取引では、販売だけでなく、手術ごとに器械を貸し出したり、採用の検討用にデモ機を貸し出したりする運用もあります。貸出品は、いつ・どの病院に・何を貸し出し、いつ返却されたかを追う必要があり、通常の注文と同じ扱いにすると在庫や請求が合わなくなります。
受発注システムでは、通常の注文と貸出の依頼を区別して受け付け、貸出中・返却済みといった状態を確認できるかを確認しておきましょう。

バーコードは「発注画面への入力を楽にする」だけではない

医療機器では、商品を特定するGS1コードのほか、製品によってロット番号、シリアル番号、有効・使用期限などの製造識別情報が扱われます。
バーコードを使用実績や在庫管理の起点にできれば、商品特定やトレーサビリティの精度を高めやすくなります。バーコード経由、Web経由、営業経由などの注文を統合して管理できる仕組みを構築することが理想です。

参考：厚生労働省は、医療機器等を特定するための符号（GS1-128やGS1データマトリックス）の容器への表示について通知・事務連絡を出しており、製造識別子として有効・使用期限、ロット番号またはシリアル番号などを扱っています。厚生労働省の事務連絡を見る

新規・定数外の医療材料では院内承認が重要

「補充」が中心になる通常品とは別に、新規採用品や定数外品、限定的に使用する材料では、購入前の院内申請・承認が重要になります。ここを通常の補充と同じフローにすると、病院側のガバナンスや購買ルールを再現しにくくなります。

日常補充と新規採用は、同じ「発注」でも意味が違う

承認者を「委員長」に固定しないことが重要

病院によって、材料の新規採用や購入に関わる組織・役職は異なります。例えば、診療科責任者、材料部門、医療材料委員会、購買部門、病院長などが関わるケースがあります。
そのためシステムでは「材料委員会委員長が必ず承認する」と固定するのではなく、申請内容、金額、商品区分、診療科、緊急度などに応じて承認経路を変えられる設計が適しています。

購入申請 → 診療科責任者などの確認 → 医療材料委員会などで審議・承認 → 購買・調達部門へ連携 → 発注 → 納品 → 必要に応じて定数品・採用品へ登録

実際に、医療材料の新規採用・削除を審議事項として医療材料委員会を設置している病院や、限定購入の申請書に診療科責任者・材料委員長・病院長などの承認欄を設けている例があります。

参考：香川大学医学部附属病院 医療材料委員会規程、東京逓信病院 診療材料の物品調達管理（SPD）等業務委託 仕様書（医療材料限定購入申請書）

医療機器向け受発注システムに求められる機能

医療機器向けの受発注システムでは、「ECとして何ができるか」ではなく、病院内の補充・承認・在庫と、メーカー・卸側の受注・物流をどうつなぐかという視点が重要です。

1. 使用実績・補充管理
定数品は、商品検索から注文するよりも、使用した実績を起点に不足数を算出し、補充へつなげる仕組みが有効な場合があります。「誰が注文したか」だけでなく、「何がどれだけ使用され、どれだけ補充されたか」を追えることがポイントです。
またオンラインで発注する場合は、再発注のためのカートリストを事前に用意し、スマートフォンなどからも注文手続きできることが重要になります。在庫が少なくなった商品を担当者に知らせ、設定に応じて注文の作成まで行える補充アラートの仕組みも有効です。

2. 申請・承認ワークフロー
新規・定数外・緊急品などについて、申請者、診療科責任者、委員会、購買部門などをつなぎます。病院によってルールが異なるため、申請区分に応じて承認経路を変更できることが重要です。

3. バーコード・商品識別
商品名の手入力だけに依存せず、GS1などのバーコードや商品コードを活用して対象商品を特定します。使用実績、棚卸、補充など複数の場面で同じ商品識別情報を使えると、転記や取り違えを減らしやすくなります。

4. ロット・使用期限・シリアル情報
商品によっては、ロット、シリアル番号、使用期限などの情報が重要になります。期限が近いものから引き当てる運用（FEFO）や、回収が必要になったときにロット単位で納入先を追跡できるかも確認したいポイントです。すべてをEC側で持つ必要はありませんが、基幹・WMS・SPDなど、どこで情報を管理し、必要な画面へどう連携するかを決めておく必要があります。

5. 病院・施設・診療科単位の権限管理
同じ病院法人でも、施設や診療科によって利用者・購入可能商品・承認経路が異なることがあります。「法人」「施設」「部署」「担当者」といった階層を意識した権限設計が重要です。

6. 得意先別の取引条件と販売先の確認
医療機器の取引では、得意先ごとの掛率や単価に加えて、販売業許可や高度管理医療機器などの区分に応じた確認が必要になる場合があります。得意先ごとの価格や取扱商品をログイン後にだけ表示し、許可・資格の情報や商品区分に応じた購入制限をシステム上で管理できれば、厳格さを保ったままWebで受注できます。

7. SPD・基幹・物流システム連携
補充、在庫、発注、出荷が別々のシステムで管理されている場合、受発注システムだけを導入しても手入力が残る可能性があります。商品、在庫、注文、補充、ロット、出荷のデータがどのシステムを経由するのかを整理します。

8. 納入後の修理・点検受付と消耗品の再注文
医療機器は、納入したあとも据付・点検・修理・部品の供給が続きます。修理や点検の依頼をWebで受け付け、施設に設置された機器に合う消耗品・部品や後継品を案内できれば、型番違いによる誤発注を防ぎながら、定期的な補充につなげられます。

補充・承認をデジタル化すると何が変わるか

医療機器の受発注システムの効果は、FAX・電話の削減だけではありません。「補充」と「院内承認」の流れをデータ化することで、院内と供給側の双方で業務を見直しやすくなります。

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医療・ヘルスケアの受発注をBtoB ECで効率化した事例

ここでは、医療機関や研究機関などを取引先とする企業が、ecbeing BtoBで受発注をWebに移した事例を紹介します。

FAX中心だった医療機関からの注文の約8割をECへ【株式会社ＥＭシステムズ様】

調剤薬局や医科（クリニック）、介護事業所向けのシステムを提供するＥＭシステムズ様は、プリンタのインクカートリッジや薬袋などのサプライ品を顧客に販売しています。医療業界はFAXの文化が根強く、サプライ品の注文はほぼFAXで届いていたため、増え続ける注文を手入力で処理する運用に限界がきていました。

そこでECサイト「EMオンライン SHOP」を導入し、ECへの切り替えに力を入れた結果、現在では約80%の顧客がECに移行しています。リニューアルでは、調剤薬局・医科・介護といった顧客のセグメントごとに商品の見せ方を切り分けられるよう、顧客管理システムからセグメントの情報を取り込む対応も行っています。

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販売してよい取引先かをECサイト上で確認【林純薬工業株式会社様】

分析用試薬などを製造販売する林純薬工業様は、法律で取り扱いが定められた製品も扱っています。以前は、営業担当がすべての顧客にメールで10問程度の質問を送り、その回答で販売してよい顧客かを判断していたため、営業と顧客の両方に負担がかかっていました。

ECサイトのリニューアルで、会員登録時と製品購入時に質問に回答してもらい、販売してよい顧客かどうかをECサイト上で見極められるようにしました。あわせて、製造ロットごとの検査成績書をECサイトからダウンロードできるようにしています。
医療機器とは商材が異なりますが、販売先の確認やロットごとの書類の提供をWebで完結させるという点で、医療機器の受発注にも通じる取り組みです。

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医療機器向け受発注システムの選び方

製品比較では「バーコード対応」「承認機能あり」といった機能の有無だけでなく、実際の医療材料業務をどこまで再現できるかを確認することが重要です。

通常品と例外品を同じフローにしない

毎日使用する定数品に複雑な承認を入れると、現場の負荷が増えます。一方、新規・定数外品を自動補充と同じ扱いにすると、購買統制が弱くなります。
「自動・定型的に補充するもの」と「人が審議・承認するもの」を最初に分類することが、システム設計の出発点です。

病院ごとの承認ルールを固定化しすぎない

医療材料委員会の名称、委員長、診療科責任者、購買部門などの役割は病院によって異なります。承認段階や条件を設定できる仕組みにしておくほうが、複数の病院・医療法人への展開にも対応しやすくなります。

「どのシステムを正とするか」を決める

商品、取引先、在庫、ロット、使用期限、補充、注文のすべてを受発注システムに持たせる必要はありません。既存のSPD・基幹・WMSなどを踏まえ、データごとのマスタを明確にします。業界で共有されている医療機器の標準マスタを取り込めるかも、マスタを更新する負荷に影響します。

病院側だけでなく、卸・メーカー側の業務も確認する

病院側で補充を自動化しても、受け取った補充データを卸側が手入力していては全体最適になりません。病院からの補充・発注データが、受注、引当、出荷までどうつながるかを確認します。

費用とセキュリティ・運用体制を確認する

受発注システムの費用は、初期費用（構築・設定・データ移行・基幹システムとの連携）と、月額費用（利用料・保守・監視）に分かれます。承認ワークフローやSPD・基幹との連携をどこまで作り込むかで費用が変わるため、初期費用だけでなく3から5年の総額で比べるのが基本です。費用相場や比べ方は「受発注システムの比較方法｜費用相場と見るべき指標を解説」で解説しています。ecbeing BtoBの場合、スタートアッププランで初期費用300万円から、月額10万円からが目安です（詳しくは料金ページをご覧ください）。

また、受発注システムには、医療機関ごとの価格や取引条件、注文の履歴が集まります。医療現場への供給を止めないためにも、得意先ごとの権限設定と、監視や脆弱性への対応といった運用体制まで確認しましょう。
ecbeing BtoBは、ecbeingが自社で運用するEC専用インフラで提供しています。2005年からISMS認証（登録番号IS97670）を取得し、NIST CSF 2.0に基づく運用・監査、自社と外部のSOCによる24時間365日の監視、定期・緊急の脆弱性対応、第三者機関による定期的なセキュリティ診断を行っています。詳しくは「ecbeingの強固なセキュリティ対策」をご覧ください。

受注システム・BtoB ECシステム比較【特徴・選び方・注意点を徹底解説】
構築・リプレイスを検討している方向けに、選定の手順や見落としがちなポイントを実務目線で解説しています。

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導入前に整理したい6つのステップ

医療機器の受発注システムを検討するときは、最初から製品の機能を比較するのではなく、「現在どのように材料が使われ、補充され、承認され、購入されているか」を整理します。

STEP1. 取り扱う商品を「定数品／非定数品／新規品」に分ける
すべての商品を同じ発注方法で扱わず、日常的に補充する商品と、個別の申請が必要な商品を分類します。貸出品がある場合は、販売する商品と分けて整理します。

STEP2. 現在の使用・補充フローを可視化する
使用実績を誰が登録するのか、定数は誰が決めるのか、補充数を誰が判断するのか、SPDや卸へどのように情報を渡しているのかを整理します。

STEP3. 新規・例外購入の承認ルートを整理する
申請者、診療科責任者、委員会、購買部門など、誰がどの条件で承認するのかを確認します。通常時と緊急時でフローが違う場合は分けて整理します。

STEP4. SPD・基幹・WMSとの役割を決める
商品、在庫、使用実績、ロット、補充、注文、出荷などのデータについて、どのシステムが正なのかを決めます。

STEP5. バーコードをどの業務で使うか決める
入荷、棚入れ、使用、棚卸、補充など、どのタイミングでバーコードを読むと効果が高いかを整理します。「バーコード対応」を目的にせず、どの手入力や確認作業を減らしたいかから考えます。

STEP6. 導入後のKPIを「Web発注率」だけにしない
導入後は、例えば次のような業務の変化を確認します。

• 手作業で作成している補充依頼の件数
• 定数品の欠品・過剰在庫の発生状況
• 新規・例外購入の承認にかかる時間
• 受注データの手入力の件数
• 在庫・納期に関する問い合わせの件数
• 申請・承認の差し戻しの件数
• 補充・発注から納品までのリードタイム

ecbeing BtoBで医療機器向けEC・受発注を検討する

医療機器・医療用品のBtoB取引では、一般的なECのように「商品を掲載して注文を受ける」だけではなく、既存の商流や病院側の業務を踏まえて受発注の仕組みを設計する必要があります。
特に、今回整理したような定数品の補充、新規・例外品の申請・承認、SPDや基幹システムとの役割分担を前提に、どこをBtoB EC・受発注システムで担うかを検討することが重要です。

ecbeing BtoBの医療・福祉向けECソリューションでは、購入制限・発注時の承認、取引先別の商品・価格・権限の出し分け、ロット番号・使用期限の管理、修理・点検受付のカスタマーポータル、バーコードでの発注・棚卸、補充アラートなど、医療機器・医療用品の取引に必要な機能を紹介しています。

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まとめ

医療機器の受発注システムを考えるとき、一般的なBtoB ECと同じ「商品を検索して発注する」というモデルだけでは、医療現場の業務を十分に捉えられません。
定数管理される診療材料では、使用した分を補う「補充」が中心になります。一方、新規採用品、定数外品、限定購入品などでは、院内の申請・審議・承認が重要になります。

そのため、システムの検討では次の順序で整理すると分かりやすくなります。

• 1. 定数品・預託在庫など「補充する商品」を整理する
• 2. 新規・定数外など「申請・承認する商品」を整理する
• 3. 病院ごとの承認者・権限・例外ルールを整理する
• 4. バーコード・ロット・使用期限をどこで管理するか決める
• 5. SPD・基幹・WMSとの役割分担を決める
• 6. 病院から卸・メーカーの受注・出荷までデータをつなぐ

医療機器向け受発注システムは、「注文画面をWeb化するシステム」ではなく、使用・補充・承認・調達を一連のデータとしてつなぐ仕組みとして考えることで、業務上必要な機能が見えやすくなります。

ecbeing BtoBパッケージ紹介資料（抜粋版）
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