課題解決例

電話・FAXのアナログ受注をやめて業務を効率化したい

電話・FAXに頼った受注をBtoBサイトへ移行し、入力の手間と受付時間の制約を解消

得意先からの注文を電話とFAXだけで受け付けていると、受注のたびに基幹システムへの手入力が発生し、聞き間違いや読み間違いによるミス、営業時間外に注文を受けられないといった課題が生まれます。ここでは、BtoBサイトへの受注移行を軸に、どうしても残るFAX注文はAI-OCRでデータ化し、すべての受注をデジタルで一元管理する仕組みをご紹介します。

課題・背景

受注対応に業務工数がかかっている
営業時間外の受発注が困難
聞き間違い・読み間違いによる受注ミスが起きる
受注業務が特定の担当者に依存している

得意先からの注文を電話とFAXのみで受け付けていたため、受注登録を手動で基幹システムに打ち込む形で行っていました。そのため受注対応業務の負荷が非常にかかっていました。

電話での受注は、担当者が通話しながら品番や数量を聞き取り、メモを取ったうえで改めてシステムに入力する必要があります。注文が集中する時間帯は電話がつながりにくくなり、得意先を待たせてしまうこともあります。一方でFAXは、手書きの注文書が読み取りにくかったり、得意先ごとに注文書の書式が異なったりするため、内容の確認と入力に時間がかかります。どちらも「受け取った内容を人が読み取り、人が入力する」という二重の手間が発生している状態です。

人の手を介する以上、電話の聞き間違いやFAXの読み間違い、入力時の打ち間違いを完全になくすことはできません。誤った内容で出荷してしまえば、得意先への謝罪や再出荷、返品処理など、さらに大きな手間とコストにつながります。

また、受注を受け付けられるのは営業時間内に限られるため、得意先は夜間や休日に発注したくても翌営業日まで待たなければなりません。週明けや連休明けには注文が一度に集中し、受注担当者の負荷がさらに高まります。

加えて、得意先ごとの注文のクセや取引条件、注意点が担当者の経験や記憶に頼っていると、担当者が休んだり異動したりしたときに対応が滞ります。受注業務が属人化していることも、見過ごせない課題でした。

ecbeingが構築したシステムの特徴

アナログ受注からBtoBサイトでの受注へ移行
24時間いつでも発注できる受注窓口
残るFAX注文はAI-OCRでデータ化
得意先がWEB発注に移行しやすい仕組み

BtoBサイトを構築することで受注対応業務を自動化させることが可能です。また、BtoBサイトの受注情報と基幹システムとの自動連携により、手作業で行っていた入力業務も大幅に削減することができます。

24時間いつでも発注できる受注窓口

BtoBサイトなら、得意先は営業時間を気にせず、夜間や休日でも自分のタイミングで注文できます。注文内容は得意先自身が画面で確認してから確定するため、聞き間違いや読み間違いが起こりません。得意先ごとの取引価格や取扱商品もサイト上に反映できるので、価格の問い合わせや確認のやり取りも減らせます。

注文が完了すると受付メールが自動で送られるため、「注文が届いているか」「いつ届くのか」といった確認の電話にも対応する必要がなくなります。受注担当者は、電話の前で待機する時間から解放されます。

残るFAX注文はAI-OCRでデータ化

BtoBサイトを構築しても、得意先の社内事情や慣れの問題から、FAXでの注文が一定数残ることは珍しくありません。こうしたFAX注文は、AI-OCRを活用して注文書の内容を読み取り、データ化することができます。

AI-OCRで読み取ったデータを受注データとして取り込めば、担当者が注文書を見ながら一から入力する必要がなくなります。担当者の作業は読み取り結果の確認が中心となり、二重入力や入力ミスのリスクを抑えられます。得意先にはこれまでどおりFAXで注文してもらいながら、社内の受注業務はデジタル化できるため、得意先に負担をかけずに業務効率化を進められます。

電話・FAXの注文もサイト上で一元管理

電話で受けた注文は、社内の担当者がBtoBサイト上で代理入力することで、WEB注文と同じ形で管理できます。WEB・FAX・電話と受注の入口が複数あっても、受注データは一か所に集約されるため、基幹システムへの連携や受注状況の確認をまとめて行えます。「どの注文がどこまで処理されたか」が誰でも同じ画面で確認できるようになり、受注業務の属人化の解消にもつながります。

得意先がWEB発注に移行しやすい仕組み

得意先にWEB発注へ切り替えてもらうには、FAXの注文書を書くよりも手軽であることが大切です。注文履歴からワンクリックで再注文できる機能や、よく注文する商品をまとめて登録しておける機能を用意すれば、定期的に同じ商品を発注する得意先ほど手間が減り、WEB発注のメリットを実感しやすくなります。

移行は一度にすべての得意先を切り替える必要はありません。注文頻度の高い得意先から順にWEB発注を案内し、しばらくはFAXや電話と併用しながら、徐々にWEBの比率を高めていく進め方が現実的です。FAXで届いた注文もAI-OCRでデータ化できるため、移行期間中も社内の受注業務はデジタルで一元管理できます。