ECで必要な帳票とは？
帳票の種類と作成する際の注意点を紹介

帳票とは？なぜ帳票が必要？

まず、帳票に関する基礎知識と、帳票が必要な理由を紹介していきます。

そもそも帳票とは？

帳票とは、経営活動に関わる書類全般のことで、主に帳簿や伝票などのことを指します。「帳票」とは、「帳簿」と「伝票」をあわせた言葉である、とも言われています。会社のお金の流れや取引の履歴などを帳票に記録しておくことで、経営方針を立てる際に活用できほか、確定申告で必要な書類を作る際にも帳票が必要になります。また、取引先相手に発行する発注書などの帳票は、両者の契約を明文化してトラブルが起きないようにするという役割を果たしています。

なお、発注書および発注業務については以下の記事で詳しく解説しています。あわせてご確認ください。

発注とは？業務内容とWEB化によるメリットをご紹介！

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帳票にはどのような種類がある？

ひとえに帳票といっても、その種類はさまざまです。ここからは、具体的にどのような帳票があるのかを紹介していきます。

帳票の主な種類

先述の通り、会計における帳票は大きく「帳簿」と「伝票」に分けることができます。それぞれの帳票について確認していきましょう。

・帳簿
帳簿とは、会社の取引を記録した書類の総称です。帳簿は大きく「主要簿」と「補助簿」に分けられます。
主要簿には、仕訳帳と総勘定元帳の2種類があります。仕訳帳は、日々の取引の記録を日付順に記録したもので、複式簿記において必須の書類です。総勘定元帳は、仕訳帳の情報をもとに取引を勘定科目ごとにわけて記録したものです。こちらも複式簿記で必須の書類となっています。

補助簿にはさまざまな種類があります。補助簿は主要簿と違って必ずしも必要ではありませんが、主要簿では見えづらい情報を確認するために役立つ帳簿です。代表的なものとして、現金出納帳、預金出納帳、固定資産台帳、売掛帳、買掛帳などが挙げられます。

現金出納帳、預金出納帳は、それぞれ現金・預金の入出金を記録する帳簿です。現在の残高や入出金がいつ行われたのかなどを確認するために用いられる重要な帳簿の一つです。固定資産台帳は、文字通り減価償却が必要な固定資産の情報をまとめた帳簿です。売掛帳、買掛帳はそれぞれ売掛金・買掛金を管理するための帳簿です。このように、補助簿は用途に応じてさまざまな種類のものがあります。

・伝票
伝票とは、取引によるお金の動きを記録する書類のことです。伝票式会計で用いられているのは、以下の5種類です。

• 入金伝票
• 出金伝票
• 振替伝票
• 仕入伝票
• 売上伝票

入金伝票と出金伝票は、それぞれ入出金を記録する伝票です。振替伝票は、現金以外の取引を記録する伝票です。仕入伝票は、仕入れ取引を記録する伝票です。売上伝票は、事業の売上を記録する伝票です。これ以外にも、受発注伝票や入出庫伝票など、取引の内容をわかりやすく分類するための伝票も存在します。

BtoBのECにおける帳票

ここまで紹介してきた帳票以外にも、BtoBのECにおいては、見積書、発注書、注文請書、納品書、請求書などの帳票があります。

なお、帳票のレイアウトは会社によって異なるため、ECサイトで帳票を出力する場合は、帳票レイアウトを作成する必要があります。レイアウトを作成する際は、帳票レイアウト作成ツールを用いたり、Excelから取り込んだりして帳票のレイアウトを作成するのが一般的です。

知っておきたい帳票の保存義務と保存方法

帳票について理解するうえで知っておきたいのが、帳票の保存義務と保存方法についてです。

帳票の保存義務とは？何年間保存する必要がある？

帳票は法律で保存義務が定められています。会社法では決算書や仕訳帳、総勘定元帳などに対して、10年間の保存義務が定められています。法人税上では、帳簿は原則7年間の保存義務があり、領収書などの伝票も法人は原則7年の保存が義務付けられています。なお、欠損金が生じた事業年度においては、10年間保存しておく必要があります。

帳票の保存方法は？電子帳票はOK？

帳票は紙媒体のイメージがあるかもしれませんが、要件さえ守れば電磁的記録での保存も認められています。2022年1月に改正された電子帳簿保存法が施行され、保存要件が緩和されたことで、電子データで保存する企業も増えています。仕訳帳や総勘定元帳、現金出納帳などの帳票は基本的に電子帳簿保存法の対象となっており、電磁的記録での保存が認められています。

まとめ

帳票にもさまざまな種類があります。会社によっても各種帳票のレイアウトは大きく異なるため、ECサイト構築の際は、自社の要望に沿った帳票を作成できるのかという観点でサービス選びをすることが重要です。ECサイト構築の際はecbeingまで気軽にご相談ください。

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