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電話受注・FAX受注をやめたい企業必見!
受発注業務をデジタル化させるBtoB ECの構築ポイントをご紹介

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公開日:

これまで企業間取引における受発注は、主に電話やFAXといったアナログな対応で行われてきました。日常生活の中においてECサイトを使った買い物が当たり前となり、「電話受注をやめたい!」、「都度FAXを送るのをやめてECサイトのように手軽に発注ができるようになりたい!」と考えている企業の方は受注側・発注側共に多いのではないでしょうか?そんな中、企業間取引も近年では一般消費者向けに向けたECサイトと同様にデジタル化が進んでおり、業務効率化や売上アップを実現するためにBtoB向けのECサイトを構築する企業が増えています。
今回は企業間取引において電話受注やFAX受注をやめて、ECサイトを活用してデジタル化を進めていくためのポイントをご紹介します。

これまで企業間取引における受発注は、主に電話やFAXといったアナログな対応で行われてきました。日常生活の中においてECサイトを使った買い物が当たり前となり、「電話受注をやめたい!」、「都度FAXを送るのをやめてECサイトのように手軽に発注ができるようになりたい!」と考えている企業の方は受注側・発注側共に多いのではないでしょうか?そんな中、企業間取引も近年では一般消費者向けに向けたECサイトと同様にデジタル化が進んでおり、業務効率化や売上アップを実現するためにBtoB向けのECサイトを構築する企業が増えています。
今回は企業間取引において電話受注やFAX受注をやめて、ECサイトを活用してデジタル化を進めていくためのポイントをご紹介します。


BtoB取引のデジタル化の現状

経済産業省が発表したデータによると、電子取引で企業間取引を行うBtoB ECの2021年の市場規模は約372兆円に到達しました。20年に新型コロナウイルス感染拡大により減少したBtoBの商取引市場全体が回復したこともあり、BtoB ECの市場規模も前年より11.3%増加し、コロナ禍以前の19年と比較しても20兆円近く伸びています。また、近年右肩上がりで伸び続けているBtoB取引におけるEC化率に関しても、20年から21年の伸び率がここ5年で一番大きく、2.1ポイント増加して35.6%となっています。
こうしたデータから、BtoB取引におけるデジタル化が徐々に進んでいるということが分かるかと思います。

BtoB EC市場規模の推移

引用:経済産業省「令和3年度 電子商取引に関する市場調査 報告書」P9

電話・FAXアナログ受注対応で発生しがちなこと

電話やFAXといったアナログでの受注対応は、手作業で対応しなければいけない部分もあり、ミスが発生する可能性がデジタルより高くなります。すなわち、そこで発生したミスきっかけで余計な工数が発生し、業務工数が増えて効率が悪くなるという状況に陥るリスクがあります。ここでは、電話・FAXといったアナログ受注で発生しがちなことをピックアップしました。

・情報入力ミス
アナログの受注業務においては、基幹システムなどに受注データを入力する必要があります。その際、電話受注においては発注内容の聞き間違い、FAX受注では届いたFAXの読み間違いが原因で誤った情報が入力されるミスが発生する恐れがあります。
また、こうしたミスが発生した場合にはその訂正作業をしなければなりません。本来であればこの作業は不要なものですので、業務効率の悪化に繋がります。

・コミュニケーショントラブル
電話での受発注業務の強みの一つに、当事者同士でコミュニケーションできるという点があります。その一方で、ここでの会話内容をしっかりとエビデンスにするためには録音するための手段を用意し、そのデータを残しておかなければならず、多くの企業ではそこまでの対応をしていません。エビデンスがしっかり残していないと「言った・言っていない」ということに関するコミュニケーショントラブルが発生しやすくなります。

・情報共有ミス
受注業務は受注受付から商品の配送に至るまで、社内の複数部署を跨いで対応する必要があります。その中で担当者ごとのフローが異なれば対応が属人化してしまうため、情報共有を行う際にミスが発生してしまうことがあります。

・業務の停滞
属人化による影響は情報共有のミスだけではありません。別の担当者が業務の進め方や詳細について分からないため業務を進めることができず、担当者が不在の際は業務が滞ってしまいます。

・確認対応、訂正対応のための余計な工数
電話やFAXでの受注対応時には、内容の不備や記入ミスが発生することもあります。特にFAXによる発注書は文字がかすれて読めない、「1」と「7」のように書き方によって判別できないという事象が発生しやすいです。記載内容に不備やミスがあった際も含め、先方に電話やメールで確認をした上で訂正が必要になればその処理もしなければならないため余計な業務工数が発生します。

受発注システムで受発注業務を効率化させよう

電話受注やFAX受注といったアナログな受注対応業務を脱却し、業務を効率化させる方法として、受発注システムの導入があります。受注システムとは受注ならびに発注において発生する業務の処理を一元管理で行えるシステムのことで、近年「新規顧客の開拓」「取引業務の効率化」「DX化促進」といった目的で受発注システムを用いて受発注業務をデジタルに移行させる企業が増えています。
受発注システムは主に下記のような3つのシステムが存在します。

・受発注システム
名前の通り受発注業務に特化したシステムで、企業間取引で発生する見積や請求書といった書類の発行、受発注に関連する情報や与信の管理などの自動化を実現します。

・ECシステム
皆さんが日常生活の中で利用しているECサイトのように受発注の対応ができるシステムです。企業間取引向けのBtoB ECサイトが増えてきたこともあり、企業間取引独特の商習慣に対応できる機能を搭載した“BtoB向け”のECシステムも多くなっています。

・EDI
書類など企業間取引で発生するデータ交換をシステム上で行うためのシステムです。元々は40年ほど前から固定電話用いたISDN回線で受注側と発注側双方が同じシステムでやり取りをしていましたが、ISDN回線のサービスが終了することもあり、今後はインターネット回線を利用する「WEB EDI」が主流になります。


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こうした受発注システムを活用して発注業務のデジタル化を実現することで、ミスの発生原因となる芽を摘んで無駄な業務の削減を実現することができます。しかし、受発注システムを導入しても発注元である取引先にもシステムを利用してもらえなければ、逆に業務が煩雑化してしまいます。ですので、自社ならびに取引先にマッチしたシステムを導入することで初めて効果を得られため、取引先に使ってもらえる仕組みを導入することが重要であることを頭に入れておきましょう。


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BtoB ECサイトの構築ポイント

EDIや受発注システムはデータのやり取りや、受発注業務の処理だけを行える仕組みである一方で、ECシステムは売上拡大や新規顧客獲得のためのマーケティング機能など、受発注業務の効率化だけではなく商品を売るための機能を搭載しており、受発注システムの中で最も拡張性に優れている仕組みです。ここでは、ECシステムを用いてBtoB ECサイトを構築するためのポイントを紹介します。}

・自社業務の明確化
受発注業務は取引先に納品物が届くまでにいくつかの業務工程があり、中には独自の業務が存在しているはずです。BtoB ECサイトを構築した後もこれまで同様に業務をスムーズに進めていけるように自社の業務を明確にして、サイトの構築を進めていきましょう。

・方向性の明確化
「アナログな受発注業務をやめて業務効率化を実現したい」と言っても、受発注業務の中で対応が必要な業務は多岐に渡ります。自社で受発注業務においてどの対応が課題になっていて、どのくらい削減できれば業務効率化と言えるのかということを明確にしておきましょう。


BtoB ECを使った業務改善について詳しくはこちら
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・取引先に使ってもらえる工夫
BtoB ECサイトを構築しても取引先に利用してもらえなければ導入した意味がなくなってしまいます。例えばFAXでの発注に慣れてしまっている取引先にも使いやすく型番と数量を入力するだけで一括発注ができるインターフェースを用意するなど、多くの取引先に使ってもらえる工夫をすることが必要です。

法人間取引に特化したecbeing BtoBで受発注業務の負荷軽減を実現

前述の通り、近年では法人間取引に特化した機能を持つBtoB向けのECシステムが増えています。その中でもecbeing BtoBは、20年以上に渡り1,500を超えるECサイトを構築してきたノウハウと拡張性で、企業にマッチしたBtoB ECサイトを構築できるパッケージです。
実際にecbeing BtoBを用いてそれまでの電話やFAXでの受注業務をやめることができ、受発注業務の負荷を軽減して業務効率化に繋げることができた事例も複数あります。

まとめ

従来の電話やFAXといったアナログな受注対応方法では、受注情報の入力ミスなどによって余計な工数が発生しやすく、業務効率が悪化することにも繋がります。こうした受発注業務を効率的に回していくためには受発注システムを活用するという方法があり、中でもECシステムは拡張性もあり業務効率化だけではなく売上アップにも貢献できます。
近年では法人間取引に特化した機能を持つECシステムも存在するので、自社で実現したいことや取引先に使ってもらうための工夫を反映させながら、電話やFAXといったアナログな受発注業務を卒業して業務効率化を目指してみてはいかがでしょうか?




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